Configuración Perfil: Turnos

Empieza desde: El módulo Workforce.

Selecciona Configuración > APP de Empleado en el menú principal.

En la pestaña Perfiles, puedes ver la lista de perfiles ya creados.

Selecciona el perfil que quieras editar:

En la ventana emergente comienza la edición del apartado de Turnos, habilitando la casilla correspondiente:

Visibilidad del horario

Establece el número de semanas pasadas y futuras (incluyendo la actual) visibles.
Configura el evento que activará la notificación para los Empleados. Esto puede ser cuando el Turno se marca como Terminado, Revisado o Cerrado.
Selecciona Mostrar compañeros en turno si quieres que el Empleado pueda ver quién estará en turno.
- Es posible activar la opción de visualizar el nombre de compañeros en turno, previa aceptación legal de los compañeros.
Selecciona Solicitar confirmación de lectura para el Turno si quieres recibir actualizaciones sobre quién ha visto el turno.
Selecciona No mostrar que finaliza el Turno para ocultar esta información.

Solicitudes de Turnos

Habilita la funcionalidad para luego configurar:

Plazo máximo de solicitudes (días de antelación al comienzo del turno)
Selecciona Permitir solicitudes en turnos ya notificados si quieres que puedan realizar peticiones en turnos ya Terminados, Revisados o Cerrados.
Establece el número máximo de solicitudes por semana
Selecciona Exigir motivo de solicitud si quieres que añadan un comentario justificando la solicitud.

Selecciona Aceptar para guardar la Configuración que has definido O Cancelar para descartar los cambios.

Configuración Perfil: Vacaciones

Empieza desde: El módulo Workforce.

Selecciona Configuración > APP Empleados en el menú principal.

En la pestaña Perfiles, puedes ver la lista de perfiles ya creados.

Selecciona el perfil que quieras editar:

En la ventana emergente comienza la edición del apartado de Vacaciones, habilitando la casilla correspondiente:

Establece el número de años a pasado que quieres que sean visibles.
Selecciona Saldo de Vacaciones visible si quieres que visualicen los días pendientes.
Selecciona Permitir preferencia de vacaciones para luego configurarel número máximo de días que pueden solicitar.
Selecciona Habilitar confirmación de vacaciones si deseas que el empleado reciba la actualización una vez confirmadas.

Selecciona Aceptar para guardar la Configuración que has definido O Cancelar para descartar los cambios.

Configuración Perfil: Control de Presencia

Empieza desde: El módulo Workforce.

Selecciona Configuración > APP de Empleado en el menú principal.

En la pestaña Perfiles, puedes ver la lista de perfiles ya creados.

Selecciona el perfil que quieras editar:

En la ventana emergente comienza la edición del apartado de Control de Presencia, habilitando la casilla correspondiente:

Selecciona Fichaje mediante QR si quieres que el empleado pueda fichar entrada / salida escaneando el código QR con su aplicación móvil.
SeleccionaFichaje mediante GPS si quieres que el empleado fiche entrada / salida según su geolocalización.
Activa la opción Fichaje Remoto para habilitar el registro de jornada desde cualquier ubicación.

Habilita el apartado de Centralita en los perfiles que necesites el permiso para registrar empleados en la Centralita.

Permitir la asignación del centro a empleados desde el terminal.
Permitir el registro de empleados en la Centralita, sea registro con código o huella.
Autorizar fichajes con alertas: para validar un fichaje incluso cuando incumple en alguna alerta establecida en contratos o convenios.

Selecciona Aceptar para guardar la Configuración que has definido O Cancelar para descartar los cambios.

Configuración Perfil: Cumplimiento Laboral

Empieza desde: El módulo Workforce.

Selecciona Configuración > APP de Empleado en el menú principal.

En la pestaña Perfiles, puedes ver la lista de perfiles ya creados.

Selecciona el perfil que quieras editar:

En la ventana emergente comienza la edición del apartado de Cumplimiento Laboral, habilitando la casilla correspondiente:

Establece el número de semanas pasadas visibles.
Selecciona las opciones Tiempo Contratado, Tiempo Devengado y/o Exceso/Defecto, para que sean visibles las horas en cada caso según el período de referencia indicado.

Selecciona Aceptar para guardar la Configuración que has definido O Cancelar para descartar los cambios.

Visión General: Plantilla 2.0

Empieza desde: El módulo Workforce.

Selecciona Gestión Plantilla > Plantilla 2.0 del menú principal.

En el panel de empleados, verás una cuadrícula con siete columnas por defecto, que corresponden a:

Id de empleado: El número asignado al empleado como identificador en el sistema.

Empleado: Nombres y apellidos del empleado.

Centro de trabajo: Unidad de negocio en la que dicho empleado desempeña sus funciones.

Categoría: Categoría laboral que se le ha asignado al empleado.

Contrato: Contrato que se le ha asignado al empleado.

Fecha de alta: Fecha de inicio del contrato del empleado.

Fecha de baja: Fecha de culminación del contrato del empleado.

Observaciones: Si el empleado tiene una fecha de baja estimada, podrás ver un ícono con una e en la columna Fecha de baja. Al pasar el cursor por el ícono, podrás ver la fecha.

Tener en cuenta que si el empleado tiene indicada una fecha prevista de baja puede afectar la visualización del empleado en pantallas como Turnos Semanales.

En la parte superior del panel de empleados también encontrarás unos contadores de Plantilla y FTEs, así como una serie de botones con diversas herramientas:

Nuevo: Este botón te permitirá añadir nuevos empleados a la plantilla. Para conocer más sobre como añadir nuevos empleados, ver Crear un empleado.
Filtrar: Esta función te permite usar una serie de criterios para facilitar la búsqueda de un empleado en particular.
Filtrar por Centro: Esta función te permite reducir la búsqueda de empleados a centros de trabajo específicos. Para conocer más sobre las funciones de filtrado, ver Filtrar panel de empleados.
Asignar Centro: Abre un panel que te permite asignar o desasignar empleados a centros de trabajo específicos. Para conocer más sobre la asignación de centros, ver Asignar centros de trabajo a los empleados.
Configuración: Te permite personalizar las columnas visibles en la cuadrícula del panel de empleados, de manera que puedas elegir qué información ver. Para conocer más sobre la configuración, ver Personalizar el panel de empleados.
Exportar: Esta función te permite exportar los datos visibles del panel de empleados, ya sea en formato .XLS o .CSV. Para conocer más sobre la exportación de datos, ver Exportar información del panel de empleados.

Filtrar el listado de empleados

Empieza desde: la plataforma Workforce.

Selecciona Gestión de Plantilla > Plantilla 2.0 del menú principal.

Filtrar por datos del empleado

Selecciona el ícono del filtro (embudo) para utilizar las opciones disponibles

Se abriría una nueva pestaña a la derecha de la pantalla que permitirá filtrar según 5 bloques de criterios:
- Datos Laborales
- Capacitación
- Datos Personales
- Dirección
- Otros Datos

Datos Laborales: permite filtrar a los empleados según:
- Estado: el estado del Empleado en la Empresa. Puede ser: Todos los empleados, Empleados actuales, Empleados Antiguos o Empleados futuros.
- Antigüedad: la duración mínima o máxima de la antigüedad del Empleado en meses.
- Categorías: agrupa empleados por Grupos de categoría y/o categorías de Trabajo.
- Tipo de contrato: agrupa a los Empleados según los detalles de su Tipo de Contrato, Grupo de Contrato, Contrato específico y/o duración de Contrato.
- Fecha de alta y fecha de baja: agrupa a los Empleados según las fechas de incorporación o salida establecidas en el sistema.

Capacitación: agrupa a los Empleados según su puesto de trabajo por defecto o sus Puestos habilitados. Consulta Entender los puestos de trabajo predeterminados y los puestos habilitados para más información.
Datos personales: filtra por los datos personales de los Empleados. Puedes usar datos como:
- Nacionalidad
- Sexo
- Edad: edad mínima o máxima en años.
- País de nacimiento
- Provincia de nacimiento
- Estado civil
Dirección: localiza o agrupa empleados según su Ubicación. Este bloque no te permite buscar por una dirección específica, pero puedes acotar tu búsqueda por código postal, país y región.
Otros datos: utiliza datos adicionales para buscar o agrupar empleados. Puedes usar información como:
- Fuente de reclutamiento
- Formación académica
- Nivel de discapacidad
- Estado
- Nivel
- Escala
- Causa Eventual
Selecciona Filtrar para ver en pantalla los resultados de tu selección una vez que hayas seleccionado todos los parámetros necesarios en los bloques.

Filtrar por Centro

Selecciona el ícono de centros para utilizar las opciones disponibles

Se abriría una nueva pestaña a la derecha de la pantalla que permitirá filtrar según los criterios seleccionados:

Observaciones: encontrarás tres niveles de forma predeterminada. Sin embargo, puedes añadir o eliminar niveles según el número de criterios que necesites para clasificar un grupo de Centros.

Selecciona las casillas de los Centros cuyos Empleados deseas ver o selecciona Marcar todos para seleccionar en masa el grupo de Centros que has filtrado por niveles.
Selecciona Filtrar para ver el resultado de tu selección en la pantalla una vez que hayas seleccionado los Centros.

Observaciones: usa Guardar como para asignar un nombre y guardar el filtro de Centros que has creado, para que puedas usarlo más tarde.

Personalizar el panel de empleados

Empieza desde: El módulo Workforce.

Selecciona Gestión de Plantilla > Plantilla 2.0 del menú principal.

Selecciona el botón de Configuración.

Se abrirá una nueva ventana a la derecha donde podremos realizar los cambios de configuración:

Selecciona el botón con el ojo para ocultar o mostrar columnas de información específica según tus necesidades. El ojo abierto significa que la columna se muestra, mientra que el ojo cerrado indica que la columna está oculta.

También es posible configurar en el apartado "Otros" las horas de contrato a tiempo completo. Dependiendo del valor será el cálculo que se muestra en el inicio del panel como FTEs.

Exportar información del panel de empleados

Empieza desde: El módulo Workforce.

Selecciona Gestión de Plantilla > Plantilla 2.0 del menú principal.

En la pantalla Plantilla 2.0, selecciona el botón Exportar.

En la ventana desplegable Exportar, selecciona el formato de archivo de tu preferencia. Puedes elegir entre Excel (.XLS) o .CSV (valores separados por comas).

El reporte mostrará los mismos datos que se visualizan en la pantalla en el panel de empleados, pero en el formato elegido.

Gestionar los datos de los empleados

Empieza desde: El módulo Workforce.

Selecciona Gestión de plantilla > Workforce 2.0.

En la pantalla de Workforce 2.0, selecciona de la lista al Empleado cuya información deseas gestionar.

La pantalla se abrirá en la pestaña Registro del Empleado. Esta pestaña tiene cuatro secciones:

Datos del Empleado

En esta sección, puedes cambiar cualquier dato relacionado con el registro del Empleado, como datos personales, añadir una foto, añadir contactos de emergencia, revisiones médicas, entre otros.

Aquí también puedes activar, desactivar o cambiar el perfil relacionado con la Aplicación del Empleado.

Nota: para aquellos que utilizan la aplicación de GIR Staff, es posible ver sus credenciales, cambiar su perfil y resetear la contraseña.

Información laboral

En esta sección puedes gestionar los distintos periodos de trabajo del Empleado y, dentro de ellos, las situaciones laborales. Estas corresponden a cambios en el tipo de Contrato, diferentes restricciones de Turno o traslados a otros centros de trabajo.

Para saber más sobre el pilotaje de información de Empleado, consulta Gestionar las "condiciones de empleo" del Empleado.

Control de presencia

En esta sección, puedes configurar los códigos para fichar entrada y salida en las aplicaciones de T&A, ya sea mediante código PIN o tarjetas magnéticas y NFC.

También puedes seleccionar los Centros donde el Empleado tiene derecho a fichar usando el árbol de selección de centros.

Obtén más información sobre cómo gestionar los códigos de tiempo y asistencia en Asignar o cambiar el código de fichaje.

Documentación

En la sección de documentación, solo puedes ver los documentos asignados al Empleado que estás consultando, siempre que tengas los Permisos necesarios para verlos.

Si quieres añadir más documentación y enviarla, debes hacerlo desde la sección Documentación de Workforce.

Para saber más sobre el pilotaje de documentación en Workforce, consulta los artículos de la categoría Documentation.

Crear un empleado

Empieza desde: El módulo Workforce.

Selecciona Gestión de Plantilla > Plantilla 2.0.
En la pantalla Plantilla 2.0, selecciona Nuevo +

Si tienes configurado más de un país, deberás seleccionar primero el país para el que deseas crear el empleado.

En el panel de Nuevo Empleado, podrás agregar información en 3 pasos:

Observaciones: Los campos marcados con un asterisco (*) son de información obligatoria.

Datos del empleado

En esta sección, completarás todos los datos personales del nuevo empleado, teniendo en cuenta la configuración aplicada en Workforce > Configuración > Ficha del trabajador, en cuanto a los requisitos de los campos y su visibilidad.

También podrás activar y asignar un perfil específico referente a la aplicación del empleado.

Una vez completada la información en este paso, selecciona Siguiente para pasar al próximo paso.

Información Laboral

En este paso completarás los datos relacionados con el contrato del empleado, su fecha de alta, centro de trabajo y categoría.

Además, podrás configurar restricciones de turnos por días de la semana, teniendo en cuenta también los días festivos y las vísperas de festivos.

También podrás configurar turnos partidos o turnos con diferentes horarios de inicio.

Una vez completada la información en este paso, selecciona Siguiente para pasar al próximo paso.

Control de Presencia

En esta sección, puedes configurar los códigos para fichar en las aplicaciones de T&A, ya sea mediante código PIN o tarjetas magnéticas y NFC. También puedes seleccionar los centros en los que el empleado tiene derecho a fichar.

Una vez completada la información en este paso, selecciona Aceptar para guardar la configuración del nuevo empleado.

El empleado creado aparecerá visible en la cuadrícula de empleados de forma inmediata. Según si la fecha de alta es actual o futura, será necesario ajustar el filtro correspondiente.