Qué es Cashrec
Cashrec reúne en un solo lugar todos los movimientos de efectivo diarios de cada Centro. Cubre ventas, gastos, depósitos, retiradas y diferencias de caja, y ofrece herramientas para revisar y cerrar cada hoja de caja diaria. Esto te ayuda a pasar de “números escritos en papel o en hojas de cálculo” a un flujo de trabajo estructurado y con Trazabilidad.
Cashrec se utiliza normalmente junto con tu TPV y tu sistema contable. El TPV proporciona los datos de ventas, Cashrec es donde los equipos los concilian y validan, y contabilidad usa los resultados para los asientos y el Análisis.
Para quién es Cashrec
Cashrec está diseñado para:
- Responsables de restaurante y local, que introducen los datos de caja diarios.
- Operaciones y managers de área, que revisan y hacen seguimiento de las incidencias.
- Los equipos de finanzas y control, que usan Informes para conciliaciones y Auditorías.
Puedes adaptar el acceso y los permisos para que cada grupo solo vea y haga lo que necesita.
Áreas principales en Cashrec
Resumen de Cashrec
La vista de Resumen de Cashrec te da una vista comparativa del rendimiento de efectivo entre Centros en un período elegido. Puedes ver indicadores clave como el saldo de Cashrec, ventas, cuentas, número de Clientes, totales en efectivo y totales de tarjetas bancarias por Centro. Úsala cuando quieras comparar Units o identificar Ubicaciones que puedan necesitar atención.
Crear Cashrec
La pantalla Create Cashrec es donde los managers del local introducen la hoja de caja diaria para cada Centro. Cada día tiene su propia hoja, dividida en secciones para ventas, pagos con tarjeta, vales de comida, gastos de caja chica, movimientos de efectivo, depósitos bancarios y otros conceptos configurados. Normalmente se completa al final del día como parte de las rutinas de cierre.
Revisión de Cashrec
El área Revisión de Cashrec la usan los equipos de oficina o de zona para comprobar lo que han introducido los Centros. Puedes abrir cada día y revisar las secciones una por una, o usar varias herramientas de revisión para aplicar el estado de revisión a un rango de días y secciones. Los indicadores visuales muestran qué partes están pendientes de revisión y cuáles ya están validadas. Cuando un día está completamente revisado, está listo para cerrarse.
Cerrar Cashrec
La pantalla Close Cashrec finaliza la hoja de caja de cada día. Al cerrar un día, lo bloqueas para que no se pueda editar y lo marcas como completo a efectos contables. Puedes ver qué días están pendientes, revisados o ya cerrados, y cerrar días uno por uno o en bloque. Los días cerrados muestran un icono de candado para que veas de un vistazo qué periodos son definitivos.
Informes
La sección Informes ofrece exportaciones y resúmenes para los equipos de finanzas y auditoría. Los informes habituales incluyen resúmenes diarios de Cashrec, diarios de caja, informes de caja chica, informes de pagos con tarjeta bancaria, vales y depósitos bancarios. Estos informes ayudan a conciliar con los Datos de caja, los extractos bancarios y el libro mayor, y aportan evidencia para los controles internos.
Configuración
El área de Configuración define cómo se comporta Cashrec en tu organización. Incluye la configuración de los módulos, la configuración por unidad de negocio, las listas de proveedores, los ajustes de importación de ventas y la configuración de roles y permisos de Cashrec. Normalmente, esta área la gestionan finanzas, implementación u Operaciones centrales, en lugar de los responsables del local.
Cómo encaja Cashrec en los flujos de trabajo diarios y semanales
Un proceso diario típico se ve así:
- A nivel de local, el encargado completa la hoja de efectivo del día en Create Cashrec.
- En la oficina o en el área, alguien revisa el día en Revisión Cashrec, sección por sección o mediante revisión múltiple.
- Una vez marcado, el día se finaliza en Close Cashrec, dejándolo listo para finanzas.
- Los equipos de finanzas y control extraen exportaciones de Informes para conciliaciones, contabilización y Auditorías.
Con el tiempo, Resumen e Informes ayudan a los equipos de Operaciones y finanzas a detectar tendencias, errores recurrentes o Centros que necesitan apoyo.
Siguientes pasos
Una vez que entiendas el flujo general, puedes revisar tareas específicas con más detalle:
- Para ver cómo introducir datos diarios, consulta Crear un nuevo registro en hojas de caja.
- Para ver cómo hacer una Revisión de asientos, consulta Revisar hojas de caja diarias.
- Para ver cómo hacer el Monitoreo del flujo de caja, consulta Gestionar y monitorear el flujo de caja con Cashrec.
- Para comprender los cuadros de mando, consulta Cuadros de mando en la pantalla de Inicio de Cashrec.
