{"id":13165,"date":"2025-01-16T14:14:29","date_gmt":"2025-01-16T13:14:29","guid":{"rendered":"https:\/\/help.mapal-os.com\/?p=13165"},"modified":"2026-01-28T06:33:53","modified_gmt":"2026-01-28T05:33:53","slug":"gestionar-la-documentacia3n-de-la-empresa-en-mapal-os","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/mapal-os-es\/documentacion\/gestionar-la-documentacia3n-de-la-empresa-en-mapal-os\/","title":{"rendered":"Gestionar la documentaci\u00f3n de la empresa en Mapal OS"},"content":{"rendered":"\n\n<p><strong>Empieza desde:<\/strong> El m\u00f3dulo Configuraci\u00f3n de Mapal OS.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li>Ve a <strong>Documentaci\u00f3n<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"503\" src=\"https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175234.056-e1761692201431-1024x503.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-10370\" srcset=\"https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175234.056-e1761692201431-1024x503.png 1024w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175234.056-e1761692201431-300x148.png 300w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175234.056-e1761692201431-768x378.png 768w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175234.056-e1761692201431-1536x755.png 1536w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175234.056-e1761692201431.png 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n<p>El objetivo de esta secci\u00f3n es tener un \u00fanico lugar donde reunir la documentaci\u00f3n. La pantalla te muestra una cuadr\u00edcula con toda la documentaci\u00f3n subida, con detalles como el nombre, la fecha de creaci\u00f3n, el tama\u00f1o del archivo y si est\u00e1 indexado con la IA.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">A\u00f1adir nuevo documento<\/h2>\n\n\n\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li>Selecciona <strong>+ Nuevo documento<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2025\/migration\/KA-01999\/img1.jpg\" alt=\"\"><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li><strong>Sube<\/strong> o <strong>arrastra y suelta<\/strong> un archivo. El \u00fanico tipo de archivo permitido es <strong>.pdf<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li>Asigna un <strong>nombre* <\/strong>a tu archivo.<\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li>Usa el interruptor <strong>Indexar a la IA<\/strong> para decidir si el archivo debe incluirse en las respuestas con IA.\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li><strong>Informaci\u00f3n sobre herramientas:<\/strong> <em>\"Este documento se usar\u00e1 para alimentar la IA con el fin de responder a las preguntas de los usuarios. Se permite un m\u00e1ximo de 100.\"<\/em><\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li>Cada operador puede indexar hasta <strong>100 documentos<\/strong>. <strong>Observaciones:<\/strong> Si ya se alcanz\u00f3 el l\u00edmite, los intentos de habilitar la indexaci\u00f3n en un archivo nuevo o actualizado se bloquear\u00e1n y ver\u00e1s el mensaje: <em>\"L\u00edmite de 100 documentos alcanzado\".<\/em><\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li><strong>Mejor pr\u00e1ctica:<\/strong> Elige de forma intencionada qu\u00e9 documentos se indexan para maximizar la relevancia. Las pol\u00edticas principales, las gu\u00edas de cumplimiento y los recursos que se consultan con frecuencia son buenos candidatos.<\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li>Los documentos no indexados siguen estando totalmente disponibles en la cuadr\u00edcula de Documentaci\u00f3n para que los usuarios los busquen y accedan a ellos; simplemente no ser\u00e1n utilizados por la IA.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li>Selecciona <strong>Siguiente<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Asignar acceso<\/h2>\n\n\n\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Opci\u00f3n 1: Asignar por Centros<\/h3>\n\n\n\n\n\n\n<p>Selecciona los <strong>Centros<\/strong> que deben tener acceso al documento.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li>Usa la barra de <strong>B\u00fasqueda<\/strong> o <strong>Filtra<\/strong> para encontrar unidades espec\u00edficas, o selecciona <strong>Todos los centros<\/strong> para compartir el documento con toda la Empresa.<\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li>Selecciona <strong>Siguiente<\/strong> para continuar.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"\/wp-content\/uploads\/2025\/migration\/KA-01999\/img2.jpg\" alt=\"\"><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Opci\u00f3n 2: Asignar por grupos de categor\u00eda<\/h3>\n\n\n\n\n\n\n<p>Tambi\u00e9n puedes cambiar a <strong>Grupos de categor\u00eda<\/strong> en lugar de Centros para gestionar el acceso a documentos por segmentaci\u00f3n de categor\u00eda.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li>Selecciona los <strong>Grupos de categor\u00eda<\/strong> correspondientes y selecciona <strong>Siguiente<\/strong> para continuar.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n\n\n<p>Usa esta vista para asignar documentos seg\u00fan categor\u00edas organizativas como regiones, marcas o grupos de centros. La l\u00f3gica de acceso garantiza que solo los usuarios que pertenezcan a los <strong>Grupos de categor\u00eda<\/strong> seleccionados ver\u00e1n el documento en su \u00e1rea de Documentaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Asignar a departamentos<\/h2>\n\n\n\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li>Selecciona uno o varios <strong>departamentos<\/strong> para asignar el documento.<\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li>Tambi\u00e9n puedes usar un interruptor para aplicar a <strong>Todos los departamentos<\/strong> a la vez.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n\n\n<p><strong>Observaciones: <\/strong>Usa el filtro<strong> <\/strong>para mostrar solo los departamentos seleccionados y facilitar la revisi\u00f3n. Los filtros permiten seleccionar varias opciones para Ubicaci\u00f3n, pa\u00eds, regi\u00f3n y ciudad.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li>Una vez que hayas seleccionado el departamento o departamentos correctos, selecciona <strong>Guardar<\/strong> para completar la configuraci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n\n\n<p>El documento aparece entonces en la cuadr\u00edcula de Documentaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"504\" src=\"https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2-1-1024x504.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-10569\" srcset=\"https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2-1-1024x504.png 1024w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2-1-300x148.png 300w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2-1-768x378.png 768w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2-1-1536x756.png 1536w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2-1.png 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Eliminar documentos<\/h2>\n\n\n\n\n\n\n<p>Puedes eliminar archivos obsoletos o innecesarios directamente desde la p\u00e1gina de <strong>Documentaci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li>Localiza el documento que quieres eliminar en la cuadr\u00edcula.<\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li>Selecciona el <strong>men\u00fa de tres puntos (...)<\/strong> en el extremo derecho de la fila del documento.<\/li>\n\n\n\n\n\n\n<li>Selecciona <strong>Eliminar<\/strong> en el men\u00fa desplegable.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"505\" src=\"https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175227.178-e1761692184830-1024x505.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-10371\" srcset=\"https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175227.178-e1761692184830-1024x505.png 1024w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175227.178-e1761692184830-300x148.png 300w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175227.178-e1761692184830-768x379.png 768w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175227.178-e1761692184830-1536x758.png 1536w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2025-10-28T175227.178-e1761692184830.png 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n\n<li>Confirma tu elecci\u00f3n en la ventana emergente.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"800\" height=\"394\" src=\"https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-10372\" srcset=\"https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2.jpeg 800w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2-300x148.jpeg 300w, https:\/\/help.mapal-os.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/image-2-768x378.jpeg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n<p>Una vez eliminado, el documento se borra de forma permanente del sistema y ya no aparece en la cuadr\u00edcula de Documentaci\u00f3n ni en los resultados de b\u00fasqueda de IA (si se hab\u00eda indexado antes).<\/p>\n\n\n\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n\n<p><strong>Observaciones:<\/strong> La eliminaci\u00f3n es irreversible. Si necesitas sustituir o actualizar un documento, piensa en subir una versi\u00f3n nueva en lugar de eliminarlo.<\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Mapal OS permite a los administradores de cuenta gestionar la documentaci\u00f3n de la empresa para ofrecer a su equipo un lugar centralizado donde acceder al conocimiento que necesitan.<\/p>\n","protected":false},"author":251210541,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[133062],"tags":[],"class_list":["post-13165","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-documentacion"],"acf":{"article_type":"default","post_id":"","post_url_text":"","post_url":"","info_box":{"title":"","info":""},"post_video":"","import_category":"","overview_item":null,"troubleshoot_case":null},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13165","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/251210541"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=13165"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13165\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=13165"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=13165"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/help.mapal-os.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=13165"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}