Point de départ : La page Aperçu de Compliance.
Configuration du formulaire
- Sélectionnez Formulaires
dans le menu principal. - Sélectionnez Créer Formulaire
pour ouvrir la page Nouveau formulaire.
La page Nouveau formulaire contient six sections permettant de configurer le formulaire.
- Sélectionnez
pour ouvrir chaque section afin de modifier les paramètres et de remplir les différents champs.
Remarque : Lorsque plusieurs sections sont ouvertes, utilisez les liens d'en-tête pour naviguer rapidement entre ces dernières.
Étiquette
- Entrez le nom du formulaire.
Restreindre l'accès à un groupe d’emplacements
- Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un groupe de sites. L'accès au formulaire sera limité à ce groupe.
Description
- Entrez une description de votre formulaire. S'il est renseigné, le lien Description apparaît sur votre formulaire, dans le tableau de bord. En le sélectionnant, vous ouvrirez la description.
Remarque : Vous pouvez ajouter du texte, des tableaux, des images et des liens à l'aide du menu de mise en forme.
Paramètres
Basculez les boutons pour activer ou désactiver les options suivantes.
- Attribuer aux utilisateurs existants et rendre par défaut pour les nouveaux utilisateurs : Lorsqu'elle est activée, cette option attribue le formulaire à tous les utilisateurs existants et permet de le sélectionner automatiquement dans la liste des attributions, lors de la création d'un nouvel utilisateur.
- Privé : Lorsqu'elle est activée, cette option vous permet de sélectionner les rôles qui peuvent voir le formulaire. Lorsqu'elle est désactivée, le formulaire n'est visible pour aucun des rôles.
- Réunion : Lorsqu'elle est activée, cette option vous permet d'utiliser ce formulaire pour planifier votre réunion, créer un ordre du jour et ajouter des actions de suivi pour chaque point de l'ordre du jour.
Remarque : la manière d'utiliser les formulaires pour planifier les réunions fait l'objet d'un article distinct.
- Impression d’étiquettes : Lorsqu'elle est activée, cette option vous permet d'utiliser le formulaire pour imprimer des libellés à partir d'une liste déroulante de modèles.
Remarque : Un article séparé explique comment utiliser les formulaires pour créer des libellés.
Paramètres de gestion des révisions
- Interdire la réouverture : Si cette option est activée, les formulaires remplis ne pourront plus être modifiés. Les utilisateurs ne pourront remplir le formulaire qu'une seule fois. Lorsque l’option est désactivée, le formulaire peut être modifié, si nécessaire.
- Accès limité : Lorsqu'elle est activée, cette option affiche une liste de contrôle des différents rôles. Cochez les rôles pour leur permettre de créer de nouvelles révisions, de rouvrir les révisions terminées et de traiter les écarts par rapport aux révisions terminées. Lorsque l’option est désactivée, tous les rôles peuvent voir les révisions et ouvrir les écarts. Cependant, ils n'ont pas les autorisations nécessaires pour agir.
- Cochez cette option pour sélectionner les rôles autorisés à réviser le formulaire, à rouvrir les formulaires complétés et à gérer les écarts (une réponse qui ne correspond pas aux paramètres attendus).
Rapport
- Ajoutez l'adresse mail de toute personne souhaitant être informée du remplissage d'un formulaire.
- Sélectionnez Ajouter
pour ajouter l'adresse mail à la liste des personnes à notifier. Vous pouvez ajouter autant d'adresses mail que nécessaire. - Sélectionnez
à côté d'une entrée de la liste pour supprimer cette adresse mail.
Sauvegarde du formulaire
- Sélectionnez Enregistrer en haut de la page pour sauvegarder votre formulaire et passer automatiquement à l'écran Tâches.
Remarque : si vous quittez la page avant d'enregistrer, vos paramètres seront perdus. Vous ne serez pas invité à sauvegarder avant de fermer.
Le nouveau formulaire sera désormais accessible à des rôles spécifiques, au sein de zones définies. Tant qu'il n'est pas publié, seul l'utilisateur qui a créé le formulaire peut le consulter ou l'utiliser.
Vous pouvez maintenant remplir votre formulaire avec les tâches à accomplir par vos équipes.
