Besoins de l'entreprise
La saisie du nombre de convives vous permet d'enregistrer, quotidiennement, le nombre de convives pour chaque menu, avec des détails au niveau des services (petit-déjeuner, déjeuner, dîner…), des éléments de repas (entrée, plat principal, dessert…) et des recettes.
À partir du nombre de convives, il est possible d'anticiper la production et d'observer ultérieurement la différence entre le nombre de convives prévu et le nombre de convives commandé.
Généralités
Pour un seul jour :
- Chaque menu comprend un ou plusieurs services.
- Chaque service comprend un ou plusieurs éléments de repas.
- Chaque élément de repas comprend une ou plusieurs recettes.
Exemple d'une seule journée :
*ND : Non disponible dans la version actuelle de l'application.
Remarque : Un menu est généré à partir d'une trame de menus.
Pour chaque menu, il est possible de suivre quotidiennement :
- Nombre de convives prévisionnel (nombre estimé de convives/plats).
- Nombre de convives commandés (nombre réel de convives/plats commandés).
- Nombre de convives facturables (nombre de convives).
Règles générales pour les nombres de convives prévisionnels :
- Le nombre de convives prévisionnel ne peut être modifié que pour une date future (J+1).
- La modification du nombre de convives prévu met automatiquement à jour le nombre de convives commandé, à condition que le nombre commandé n'ait pas encore été saisi par l'utilisateur.
Règles générales pour les nombres de convives commandés :
- Le nombre de convives commandé pour une date passée, présente ou future est librement modifiable.
- Le nombre de convives commandé a un statut indiquant si l'utilisateur a saisi manuellement une quantité spécifique. La couleur de la cellule identifie visuellement que les nombres de convives commandés ont été saisis par l'utilisateur.
- Le nombre de convives commandé permet de revenir à la quantité précédente (via un bouton retour qui apparaît dans la cellule au survol de la souris). Si la quantité précédente est égale à la quantité initiale, la valeur est considérée comme non saisie par l'utilisateur. Cela permet de corriger les erreurs de saisie de l'utilisateur.
Remarque : Cette option de rétablissement n'est disponible que pendant la session en cours (si l'utilisateur ferme l'application et revient à l'écran, le rétablissement n'est plus possible).
Il est également possible de réinitialiser le nombre de convives commandés au nombre prévu en effaçant la cellule de commande et en la quittant.
Règles générales pour le nombre de convives facturables :
- Tant que l'utilisateur n'a pas saisi un nombre de convives facturables, la colonne facturable est égale au nombre de convives commandés.
- Le nombre de convives facturables pour une date passée, présente ou future est librement modifiable.
- Le nombre de convives facturables a un statut indiquant si l'utilisateur a saisi la quantité manuellement. La couleur de la cellule mise en évidence identifie visuellement que les nombres de convives facturables ont été saisis par l'utilisateur.
- Le nombre de convives facturables permet de revenir à la quantité précédente (via un bouton retour qui apparaît dans la cellule au survol). Si la quantité précédente est égale à la quantité initiale, la valeur est considérée comme non saisie par l'utilisateur. Cela permet de corriger les erreurs de saisie.
Remarque : Cette option de rétablissement n'est disponible que pendant la session en cours (si l'utilisateur ferme l'application et revient à l'écran, le rétablissement n'est plus disponible).
- Il est également possible de réinitialiser le nombre de convives facturables au nombre commandé en effaçant la cellule facturable et en la quittant.
- Si l'utilisateur saisit un nombre facturable de 0, cette valeur est significative.
- Si un service dans un modèle a l'option Inclus dans le nombre de convives désactivée, le nombre de convives facturables ne peut pas être saisi et s'affiche comme NF (Non facturable).
Paramètres généraux impactant l'écran de saisie du nombre de convives
Au niveau des paramètres du site :
- Le paramètre Ne pas afficher ce site dans l'arborescence des sites masque un site de la hiérarchie des sites pour la simplifier. Par défaut, ce paramètre n'est pas activé.
- Le paramètre Ne pas afficher les menus sur ce site masque tous les menus du site. Par défaut, ce paramètre n'est pas activé.
Périmètre fonctionnel
Fonction de recherche de site
La recherche de site vous permet de trouver n'importe quel site dans la hiérarchie des sites auxquels l'utilisateur a accès.
Remarque : Si le paramètre Ne pas afficher ce site dans l'arborescence des sites est activé pour certains sites, alors ces sites n'apparaîtront pas dans l'arborescence.
Sélectionnez un site et/ou un menu
La sélection d'un site affiche ses menus attribués avec le nombre de convives pour la période choisie.
Remarque : Si le paramètre Ne pas afficher les menus sur ce site est activé pour certains sites, leurs menus n'apparaîtront pas.
La sélection d'un menu spécifique affiche le nombre de convives pour ses services, y compris le détail par élément de repas et par recette.
Initialisation/Modification des numéros au niveau du menu
Les nombres de convives prévus/commandés au niveau du menu sont initialisés/calculés automatiquement :
- Soit par le nombre de convives du service, s'il n'y a qu'un seul service (par ex., Service1 = 100 alors Modèle = 100).
- Ou par le nombre de convives du service, si tous les nombres de services sont identiques (par ex., Service 1 = 100, Service 2 = 100 alors Modèle = 100).
- Sinon, le nombre est initialisé à 0 (par exemple, Service1 = 100, Service2 = 200, puis Modèle = NC « Non calculable »).
Si le menu comporte différents services mais le même nombre de convives, vous pouvez modifier le nombre du menu, et chaque service sera mis à jour en conséquence (par exemple, Service1 = 200, Service2 = 200 ; définir le menu à 300 met à jour chacun à 300).
Si le menu comporte des services avec des nombres de convives différents, le menu est NC (Non Calculable et non modifiable).
Les nombres de convives facturables s'initialisent automatiquement à partir des nombres commandés. L'utilisateur peut modifier librement les nombres facturables.
Initialisation/Modification au niveau du service
Les nombres de convives prévus pour les services s'initialisent automatiquement :
- Soit depuis la configuration du modèle de prévision.
- Ou directement depuis le menu s'il a été généré.
Si les services ont la même valeur, la modification du numéro de menu se propage à chaque service (voir l'exemple ci-dessus).
Les nombres de convives facturables ne sont actuellement pas gérés au niveau du service.
Initialisation/Modification au niveau de l'élément de repas
Aucun nombre de convives n'est affiché ou calculé pour un élément de repas.
Initialisation/Modification au niveau de la recette
Les nombres de convives prévus au niveau de la recette s'initialisent automatiquement :
- Soit depuis la configuration du modèle.
- Ou directement depuis le menu s'il a été généré.
Modifier les prévisions au niveau du service :
- Impacte les prévisions de recettes proportionnellement, en utilisant le même ratio qu'auparavant.
- Si le nombre précédent était 0, le ratio n'est pas calculé.
- Les taux d'adoption configurés dans la trame de menus ne sont pas pris en compte.
- Si nécessaire, le nombre calculé est arrondi à l'entier le plus proche.
Le nombre de convives facturables n'est actuellement pas géré au niveau des recettes.
Dupliquer un jour/une période de référence
Pour faciliter la saisie des données, il est possible de dupliquer (copier/coller) un jour ou une période de référence vers un jour ou une période cible.
Le principe général de la duplication est le suivant :
- L'effectif commandé du jour ou de la période de référence pour le site actuel et ses sites enfants est dupliqué vers le jour ou la période cible, pour tous les créneaux communs aux effectifs prévisionnels, commandés et facturables.
- Cela affecte automatiquement les effectifs prévisionnels, commandés et facturables.
Avant d'appliquer la duplication, dans le cas d'une duplication sur un seul jour, un résumé de son impact est affiché pour faciliter la compréhension et le contrôle. Il est affiché entre les deux dates :
- Le nombre de cadres partagés.
- Le nombre de créneaux uniques au jour ou à la période de référence, qui ne seront pas copiés vers le jour ou la période cible.
- Le nombre de cadres uniques au jour ou à la période cible, qui ne seront pas affectés par la duplication.
Règles métier
- La duplication est effectuée à partir du site actuel et de ses sites enfants et est appliquée au même site actuel et à ses enfants.
- La période de référence peut être définie dans le passé, le présent ou le futur.
- La période cible doit être une date future (jour +1) et postérieure à la période de référence.
- Ce sont les effectifs commandés de la période de référence qui sont dupliqués dans les effectifs prévisionnels, commandés et facturables pour la période cible.
- Les effectifs copiés dans la période cible sont considérés comme n'ayant pas été saisis manuellement par l'utilisateur.
- Dans la période cible, il n'est pas possible de récupérer les effectifs précédemment saisis qui ont été remplacés par une duplication, même s'ils ont été saisis manuellement auparavant.
- La duplication est limitée à un seul jour à la fois.
- Les sites enfants/cadres/services/éléments de repas qui n'existent pas aux deux dates (la période de référence et la période cible) sont ignorés.
Détails sur la duplication au niveau de la recette :
- La probabilité que les recettes correspondent entre les jours est faible.
- Le nombre de convives est réparti entre les recettes cibles en fonction des ratios du jour de référence, en préservant l'ordre configuré des repas.
Trois cas :
- Même nombre de recettes ? distribution identique.
- Plus de recettes le jour cible ? les recettes supplémentaires ont des quantités prévues et commandées à zéro.
- Moins de recettes le jour cible ? le ratio est calculé pour une distribution appropriée.
Dans tous les cas, les numéros de jour cible correspondent aux numéros de jour de référence.
Les chiffres facturables au niveau des recettes ne sont actuellement pas gérés.
Filtres
Types de nombre de convives : Ce filtre personnalise la vue pour certains types de nombre de convives afin de faciliter la saisie et la consultation.
Rapports
Statut des saisies de nombre de convives commandés par site/tour : Ce rapport répertorie les sites où des saisies commandées ont été effectuées ou non, en tenant compte des tours.
Les options d'affichage permettent d'adapter le rapport au contexte souhaité.
