Start from: The Easilys menu.
BUSINESS NEEDS
L'écran "Factures fournisseurs" permet de gérer toute la facturation, aussi bien les factures d'achat que les factures d'avoir, provenant de ses fournisseurs. Il est possible de piloter la facturation sur chaque site et/ou depuis un site racine.
GENERAL INFORMATION
Il existe 2 types de factures :
- la Facture A Recevoir (FAR) : c'est la facture "théorique" que le client attend de son fournisseur
- la Facture Fournisseur (FF) : c'est la vraie facture envoyée par le fournisseur
Avant même d'enregistrer la Facture d'un Fournisseur (FF), il est possible d'enregistrer une Facture A Recevoir (FAR). Il est ainsi possible de comparer la FAR à la FF pour contrôler que les produits, quantités, montants correspondent bien à ce qui était attendu. Lors de la validation d'une réception, une FAR est automatiquement générée.
Il existe 2 types de factures :
- Facture d'achat fournisseur
- Avoir fournisseur
Une facture peut être une :
- Facture détaillée par produit, où le corps de la facture se compose de :
- Un tableau de la liste des produits facturés (produits, quantité, P.U., montant)
- Un tableau de la liste des groupes analytiques hors produits (ex: Frais de livraison ...)
- Un tableau des différentes TVA
- Facture analytique non détaillée par produit, le corps de la facture est alors constitué de :
- Un tableau des groupes analytiques correspondants aux produits facturés
- Un tableau de la liste des groupes analytiques hors produits (ex: Frais de livraison ...)
- Un tableau des différentes TVA
Une facture peut avoir différentes origines :
- Réception : la facture d'achat a été générée automatiquement à la validation de la réception ou a été créée manuellement
- Cession de stock : la facture d'achat a été générée automatiquement à la validation de l'expédition de la cession de stock ou a été créée manuellement
- Réclamation : l'avoir a été généré automatiquement lors de la validation du reçu qui inclut une réclamation ou a été créé manuellement
- Autre : la facture a été créée manuellement
Une facture peut être enregistrée de différentes manières :
- par un flux automatique (ex: à la validation d'une réception une FAR est enregistrée automatiquement)
- par un échange EDI (Echange de Données Informatisé)
- par une interface (développement spécifique)
- par un utilisateur manuellement
Il existe plusieurs statuts possibles selon qu’il s’agisse d’une facture d'achat ou d’une facture d'avoir et selon qu’il s’agisse d’une FAR (Facture A recevoir) ou d’une Facture Fournisseur (FF) :
| STATUTS D'UNE FACTURE REÇUE (FR) | FACTURE D'ACHAT | AVOIR | Explications |
| En attente | X | Dans l'attente de l'accord du fournisseur pour confirmer une facture d'avoir | |
| A recevoir | X | X | Dans l'attente de la facture du fournisseur |
| Refusée | X | Le fournisseur a refusé la facture d'avoir | |
| Annulée | X | X | La facture à recevoir est annulée et est conservée en historique |
| STATUTS D'UNE FACTURE FOURNISSEUR (FF) | |||
| A valider | X | X | La facture fournisseur est en attente de contrôle et de validation en bon à payer |
| En litige | X | X | La facture fournisseur fait l'objet d'un litige en cours avec le fournisseur |
| Validée (en bon à payer) | X | X | La facture fournisseur a été validée en bon à payer |
| Partiellement réglé | X | X | La facture fournisseur a fait l'objet d'un règlement partiel |
| Réglé | X | X | La facture fournisseur a été entièrement payée |
| Annulée | X | X | ?La facture fournisseur est annulée et est conservée en historique? |
La gestion des factures fournisseurs se fait à partir de 2 principaux écrans :
- un écran liste qui permet d'avoir la liste de toutes les factures correspondantes aux filtres positionnés
- un écran de consultation d'une facture avec 2 onglets :
- Un onglet "Généralités" qui récapitule les informations générales de la FAR et/ou de la FF
- Un onglet "Détails" qui affiche tous les détails de la facture (produits, quantités, montants) au niveau de la FAR et/ou de la FF
PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL
FONCTION DE RECHERCHE (Écran liste des factures)
La recherche peut se faire sur :
- le numéro de la FAR (Facture A Recevoir)
- le numéro de la FF (Facture Fournisseur)
CRÉER (Écran liste des factures)
La création d'une nouvelle FAR et/ou d'une nouvelle FF se fait depuis l'écran qui affiche la liste des factures.
Règles :
- Si l'option "Le bon de livraison constitue également la facture fournisseur" est activée pour le fournisseur, une FAR et une FF sont créées automatiquement à la validation du bon de réception. Si cette option n’est pas activée pour le fournisseur, seule une FAR est créée.
- La période de gestion est déterminée en fonction de la date de la FAR puis de la FF. Lors de la création de la FAR ou de la FF si la période de gestion incluant la date de la facture est clôturée alors la prochaine période non clôturée est sélectionnée
FUSIONNER les IR (écran de liste des factures)
La fusion consiste à créer une nouvelle FAR à partir de 2 FAR (au minimum). Les données de chaque FAR sont alors récupérées pour créer une nouvelle FAR.
Cas métier ; comme à chaque validation de réception, une FAR est générée, si le fournisseur adresse par exemple une seule facture mensuelle, il suffit alors de fusionner toutes les FAR du mois de ce fournisseur pour avoir un récapitulatif complet de la facture attendue. Une fois fusionnée, la FAR est associée à la FF pour faire le rapprochement.
- Seuls les IR peuvent être fusionnés entre eux (il n'est pas possible de fusionner un IR avec un SI)
- Seules des FAR d'un même fournisseur peuvent être fusionnées
- Dans le cas de plusieurs FAR avec le même produit fournisseur, une fusion des différentes lignes de ce produit fournisseur se fait si le produit fournisseur est strictement identique avec le même prix unitaire
Remarque : dans certaines conditions, il est possible de dissocier un IR fusionné
DISSOCIER les IR (écran Facture)
La dissociation d'un IR consiste à récupérer les IR d'origine qui ont été fusionnés.
- Seule une FAR fusionnée peut être défusionnée
- Un IR lié à un SI ne peut pas être dissocié (l'IR doit être délié du SI avant de pouvoir être dissocié)
RETOUR EN VALIDATION (Écran d'une facture)
Pour une FF en statut "Validée" grâce au bouton "Retour en validation", il est possible de ramener le statut en "A valider" pour pouvoir modifier le contenu de la FF.
RAPPROCHEMENT / POINTAGE DE FACTURE (Écran d'une facture)
Dans les détails de la facture, une colonne de rapprochement affiche les différences de quantité et de montant entre l'IR et la SI.
Il est possible manuellement de pointer chaque ligne d'une FAR et/ou FF. Le pointage permet d'indiquer 3 états possibles :
- Non pointé (case vide)
- Conforme (coche verte)
- Non conforme (coche rouge)
Aucune règle de gestion n'est associée aux différents états de pointage. C'est une simple aide visuelle pour faciliter le pointage.
TÉLÉCHARGER (Écran liste des factures)
Le rapprochement de factures consiste à lier un BR avec une FI pour avoir toutes les informations sur un seul écran afin de comparer (produits, quantités, prix unitaire) entre ce qui était attendu (affiché dans le BR) et ce qui a été effectivement facturé (affiché dans la FI) pour finalement déclarer la facture comme « Validée (bon à payer) » ou « En litige ».
- Un seul IR peut être lié à un SI (consultez l'action FUSIONNER LES IR si nécessaire)
- L'IR et la SI doivent provenir du même fournisseur pour être liées
- L'IR doit avoir le statut « À recevoir » pour être lié à une SI
- Le SI doit avoir le statut « À valider » pour être lié à un IR
EXPORTER (Écran de liste des factures)
L'exportation de factures vous permet de générer un fichier .csv contenant toutes les factures correspondant aux critères sélectionnés. Le fichier peut ensuite être lu par une application comptable, par exemple, pour intégrer les factures.
Le fichier .csv a la structure suivante :
- JOURNAL DES ACHATS :
- « ACHT » pour définir qu'il s'agit d'une facture d'achat
- « AF » pour définir qu'il s'agit d'un avoir.
Ce codage est (pour l'instant) obligatoire.
- DATE DE LA FACTURE : date de la facture.
- NUMÉRO DE FACTURE : numéro de facture.
- COMPTE GÉNÉRAL : selon la nature comptable de la ligne :
- le code comptable général du fournisseur doit être saisi au préalable dans « Compte général : fournisseur » dans les paramétrages des sites.
- le code comptable d'achat doit être saisi au préalable dans l'écran d'administration des groupes analytiques. Remarque : le code comptable affiché dépend de l'activité du site spécifiée dans les paramétrages des sites :
- Si l'activité du site est « Production sur site », le code comptable « Production sur site - Achats stockés » est saisi
- Si l'activité du site est « Approvisionnement / Négoce », le code comptable « Approvisionnement/Négoce - Achats de marchandises » est saisi.
- le code comptable de TVA doit être saisi au préalable dans la fenêtre d'administration de la TVA
- COMPTE AUXILIAIRE : code comptable pour chaque fournisseur saisi dans chaque fiche fournisseur
- SECTION ANALYTIQUE : code analytique du Site saisi dans les paramètres de chaque Site
- LIBELLÉ DE LA FACTURE : le libellé est automatiquement composé du nom du fournisseur suivi du numéro de facture.
- DÉBIT : montant(s) de débit de la facture
- CRÉDIT : montant(s) de crédit de facture
- CURRENCY: monnaie du fournisseur (saisie lors de la configuration de l'environnement)
- MODE DE PAIEMENT : mode de paiement par facture
- DATE D'ÉCHÉANCE : date d'échéance de la facture
TÉLÉCHARGER (Écran de liste des factures)
Cette fonction permet de télécharger la liste des factures et les informations affichées à l'écran.
CONFIGURER (Écran liste des factures)
Cette fonction permet de configurer l'affichage des colonnes du tableau.
ENREGISTRER LA FACTURE FOURNISSEUR (Écran d'une facture)
A partir d'une FAR enregistrée, il est possible de générer une FF strictement identique à la FAR. Après la génération, il est possible d'apporter d'éventuelles modifications à la FAR et/ou à la FF.
Pour générer une SI à partir d'une IR, les champs suivants sont obligatoires :
- Numéro de la facture
- Date de la facture
GÉNÉRER UNE FACTURE D'AVOIR (Écran d'une facture)
Cette fonction permet de générer une facture d'avoir conforme à la facture d'achat.
ANNULER UNE FACTURE (Écran d'une facture)
La suppression d'une IR ou d'une SI est une suppression définitive de la base de données. Il n'y a donc aucune trace de la facture après suppression.
- Il est impossible de supprimer un IR fusionné
- La suppression d'un IR est définitive (il n'y a aucune trace de la facture dans la base de données)
- Le SI doit avoir le statut « À valider » pour être supprimé
- La suppression d'une SI est définitive (il n'y a aucune trace de la facture dans la base de données)
Remarque : Pour conserver une facture dans l'historique, utilisez l'action d'annulation de facture.
ANNULER UNE FACTURE (Écran Facture)
Annuler une FAR ou une FF permet de garder la facture en historique mais de la déclarer comme annulée.
- Il est possible d'annuler une FAR
- Il est impossible d'annuler une FAR fusionnée (il faut défusionner la FAR puis annuler chaque FAR)
- Il est impossible d'annuler une FAR associée à une FF (il faut dissocier la FAR de la FF pour annuler la FAR)
- Il est possible d'annuler un SI
- Il est impossible d'annuler un SI lié à un IR (vous devez dissocier le SI de l'IR pour annuler le SI)
A noter :
- Une fois annulé, que ce soit pour une FAR ou une FF, il n'est pas possible de désannuler.
- Pour ne pas conserver la facture en historique, il faut utiliser l'action de supprimer une facture.
FILTRES
ÉCRAN LISTE DES FACTURES
De nombreux filtres sont disponibles pour limiter la liste des factures en fonction des filtres sélectionnés.
RAPPORTS
ÉCRAN LISTE DES FACTURES
- Journal des achats
- Journal des achats par groupe analytique depuis les factures
- Journal des achats réceptionnés par site
- Journal des consommations par groupe analytique
- Liste des factures
- Relevé de facture
Fonction du rapport, des filtres sont proposés pour affiner le résultat souhaité.
