Point de départ : le tableau de bord Configuration Mapal OS.
- Accédez à Documentation.
Préparez vos documents
- Identifiez les documents internes auxquels vous souhaitez que les employés puissent accéder, tels que les manuels d'entreprise, les politiques RH et les procédures opérationnelles.
- Convertissez les documents qui ne sont pas déjà au format PDF.
- Confirmez que chaque PDF contient du texte sélectionnable avant de le télécharger.
Remarque : L'assistant ne peut pas lire les PDF numérisés ou composés uniquement d'images. Pour vérifier si un PDF est lisible, essayez de sélectionner et de copier du texte. Si vous ne pouvez pas le sélectionner, le document doit être converti ou recréé en tant que PDF avec texte sélectionnable.
Téléchargez et configurez vos documents
Pour obtenir des instructions complètes sur le téléchargement de documents, l'attribution des accès par unité commerciale, groupe de catégories et département, et l'activation de l'indexation IA, consultez Gérer la documentation de l'entreprise sur Mapal OS.
Remarque : L'assistant prend en charge un maximum de 100 documents indexés par opérateur. Donnez la priorité aux documents les plus fréquemment utilisés et combinez les documents connexes dans un seul PDF lorsque c'est possible.
Testez avant de lancer
Avant de déployer l'assistant auprès de votre équipe, testez-le vous-même. Posez des questions que vos employés sont susceptibles de poser, essayez différentes formulations d'une même question et vérifiez que les réponses sont exactes et font référence aux bons documents.
Exemples de questions que vous pouvez poser :
- « Quelle est la politique en matière de code vestimentaire ? »
- « Comment demander des congés ? »
- « Quelles sont les procédures pour signaler un incident au travail ? »
- « Qui contacter pour le support informatique ? »
- « Quelles sont les procédures d'ouverture et de fermeture ? »
Testez également des questions sur des sujets non couverts par vos documents pour confirmer que l'assistant répond de manière appropriée lorsque les informations ne sont pas disponibles.
Remarque : L'assistant ne connaît que ce qui figure dans vos documents téléchargés. Il ne générera pas d'informations absentes des fichiers sources.
Déployez l'assistant auprès de votre équipe
Une approche par phases réduit les risques et permet de détecter les problèmes plus tôt.
- Phase 1 - Testez avec vous-même et un petit groupe d'administrateurs.
- Phase 2 - Élargissez aux managers ou à un groupe pilote pendant une à deux semaines.
- Phase 3 - Une fois le pilote concluant, déployez auprès de tous les employés.
Lors de la communication du lancement, informez votre équipe de ce pour quoi l'assistant peut les aider, de la façon d'y accéder dans Mapal One, du fait qu'il répond uniquement sur la base des documents téléchargés, et de la personne à contacter en cas de problème ou de réponse incorrecte.
Limitations actuelles
| Limitation | Solution |
|---|---|
| Format PDF uniquement | Convertissez les fichiers Word, Excel ou autres formats en PDF avant de les télécharger |
| Maximum de 100 documents indexés par opérateur | Donnez la priorité aux documents les plus utilisés ; combinez les documents connexes dans un seul PDF si possible |
| PDF numérisés ou composés uniquement d'images non pris en charge | Recréez les documents en tant que PDF avec texte sélectionnable ou utilisez un outil OCR pour les convertir |
| Pas de statut d'indexation en temps réel | Attendez cinq minutes après le téléchargement ; si le problème persiste, supprimez le document et téléchargez-le à nouveau |
| Les documents doivent être téléchargés manuellement | Aucune intégration avec des sources externes n'est disponible actuellement ; prévoyez du temps pour le flux de téléchargement manuel |
Pour plus d'informations sur la façon dont votre équipe peut accéder à l'assistant, consultez Accéder à l'assistant IA de Mapal.
