Ce qu'est Cashrec
Cashrec regroupe tous les mouvements de trésorerie quotidiens pour chaque site en un seul endroit. Il couvre les ventes, les dépenses, les dépôts, les retraits et les écarts de caisse, et fournit des outils pour réviser et clôturer chaque feuille de caisse quotidienne. Cela vous permet de passer de « chiffres écrits sur papier ou dans des tableurs » à un flux de travail structuré et traçable.
Cashrec est généralement utilisé en complément de votre système de caisse et de comptabilité. Le système de caisse fournit les données de vente, Cashrec est l'endroit où les équipes les rapprochent et les valident, et la comptabilité utilise les résultats pour la saisie et l'analyse.
À qui s'adresse Cashrec
Cashrec est conçu pour :
- Les managers de restaurant et d'établissement, qui saisissent les données de caisse quotidiennes.
- Opérateurs et area managers, qui révisent et assurent le suivi des problèmes.
- Les équipes financières et de contrôle, qui utilisent les rapports pour le rapprochement et les audits.
Vous pouvez adapter l'accès et les autorisations afin que chaque groupe ne voie et ne fasse que ce dont il a besoin.
Zones principales dans Cashrec
Résumé Cashrec
La vue Résumé Cashrec vous donne un aperçu comparatif de la performance de trésorerie entre les sites pour une période choisie. Vous pouvez voir les indicateurs clés tels que le solde Cashrec, les ventes, les additions, le nombre de convives, les totaux d'espèces et les totaux de cartes bancaires par site. Utilisez cette vue lorsque vous souhaitez comparer des unités ou identifier des emplacements nécessitant une attention particulière.
Créer Cashrec
L'écran Créer un Cashrec est l'endroit où les responsables de l'établissement saisissent la feuille de caisse quotidienne pour chaque site. Chaque jour possède sa propre feuille, divisée en sections pour les ventes, les paiements par carte, les titres-restaurant, les dépenses de petite caisse, les mouvements de trésorerie, les dépôts bancaires et d'autres concepts configurés. Cette opération est généralement effectuée à la fin de la journée d'activité dans le cadre des procédures de clôture de journée.
Révision Cashrec
La zone Révision Cashrec est utilisée par les équipes de bureau ou de zone pour vérifier ce que les sites ont saisi. Vous pouvez ouvrir chaque jour et réviser les sections une par une, ou utiliser plusieurs outils de révision pour appliquer le statut de révision à une plage de jours et de sections. Des indicateurs visuels montrent quelles parties sont en attente de révision et lesquelles sont déjà validées. Une fois qu'un jour est entièrement révisé, il est prêt à être clôturé.
Fermer Cashrec
L'écran Clôturer Cashrec finalise la feuille de caisse de chaque jour. La clôture d'un jour le verrouille contre toute modification ultérieure et le marque comme terminé à des fins comptables. Vous pouvez voir quels jours sont en attente, révisés ou déjà clôturés, et clôturer les jours un par un ou en masse. Les jours clôturés affichent une icône de cadenas afin que vous puissiez voir en un coup d'œil quelles périodes sont finales.
Rapports
La section Rapports fournit des exports et des résumés pour les équipes financières et d'audit. Les rapports typiques incluent les résumés quotidiens Cashrec, les journaux de caisse, les rapports de petite caisse, les paiements par carte bancaire, les bons et les dépôts bancaires. Ces rapports facilitent le rapprochement avec les données des caisses, les relevés bancaires et le grand livre, et fournissent des preuves pour les contrôles internes.
Configuration
La zone Configuration définit le comportement de Cashrec pour votre organisation. Elle comprend la configuration des modules, la configuration par unité, les listes de fournisseurs, les paramètres d'importation des ventes et les paramètres de rôles/autorisations pour Cashrec. Cette zone est généralement gérée par les équipes financières, de mise en œuvre ou des opérations centrales plutôt que par les responsables d'établissement.
Comment Cashrec s'intègre dans les flux de travail quotidiens et hebdomadaires
Un processus quotidien typique se présente comme suit :
- Au niveau de l'établissement, le manager complète la feuille de caisse du jour dans Create Cashrec.
- Au niveau du bureau ou de la zone, quelqu'un révise la journée dans Révision Cashrec, section par section ou via une révision multiple.
- Une fois vérifié, le jour est finalisé dans Clôturer Cashrec, le rendant prêt pour la comptabilité.
- Les équipes financières et de contrôle extraient des exports depuis Rapports pour le rapprochement, la comptabilisation et les audits.
Au fil du temps, Résumé et Rapports aident les équipes opérationnelles et financières à repérer les tendances, les erreurs récurrentes ou les sites nécessitant un soutien.
Prochaines étapes
Une fois que vous comprenez le flux général, vous pouvez examiner des tâches spécifiques plus en détail :
- Pour savoir comment saisir des données quotidiennes, consultez Créer un nouveau relevé dans les feuilles de caisse.
- Pour voir comment réviser les entrées, consultez Valider les feuilles de caisse quotidiennes.
- Pour savoir comment surveiller les flux de trésorerie, consultez Gérer et surveiller les flux de trésorerie avec Cashrec.
- Pour comprendre les tableaux de bord, consultez Tableaux de bord sur l'écran d'accueil de Cashrec.
