Point de départ : le tableau de bord Mapal OS.
Accéder à un sujet :
- Synchroniser l'heure entre le système d'exploitation et Flow Learning
- Gestion des utilisateurs
- Profils d'utilisateur
- Intitulés de poste et services
- Dépannage avec l'historique des flux
- Enregistrements similaires
Synchroniser l'heure entre l'OS et Flow Learning
Il faut généralement jusqu'à 15 minutes pour que les données se synchronisent entre OS Configuration et Flow Learning.
Gestion des utilisateurs
Les informations utilisateur pour tous les clients Mapal OS sont disponibles dans Configuration OS et Flow Learning. Pour ceux qui disposent d'interfaces, vous n'avez pas besoin de gérer ou de maintenir ces informations car elles sont automatiquement extraites de votre plateforme intégrée. Si une adresse e-mail n'a pas été mise à jour depuis votre intégration RH vers Mapal OS, veuillez relancer une mise à jour sur votre système RH, puis vérifiez les journaux de flux dans Mapal OS.
Lorsque les informations utilisateur sont synchronisées, les identifiants d’authentification unique (SSO) existants sont mis à jour au lieu d’être dupliqués, ce qui permet de maintenir les identifiants alignés entre les systèmes.
Renvoyer les e-mails de bienvenue
Vous devrez peut-être renvoyer les e-mails de bienvenue à vos apprenants s'ils rencontrent des difficultés pour accéder au système.
- Accédez à Gestion des utilisateurs > Utilisateurs.
- Recherchez l'utilisateur en question et accédez à son profil.
- À côté de leur adresse e-mail, sélectionnez l'icône d'avion en papier pour générer un nouvel e-mail de bienvenue.
Profils d'utilisateur
Les profils d'utilisateur seront déjà configurés pour vous lors de votre premier accès au système. Ces profils d'utilisateur préchargés doivent être configurés pour correspondre à la variété d'autorisations dont vos utilisateurs bénéficient actuellement. Initialement, tous vos utilisateurs recevront le statut « employé », avec accès à Mapal One.
Intitulés de poste de responsable de formation
La fonctionnalité Intitulés de poste de Responsable de formation dans Flow permet aux Apprenants d'être automatiquement promus responsables de formation s'ils se voient attribuer un intitulé de poste pertinent (configuré dans Entreprise > Paramètres utilisateurs).
Pour les clients OS source, cette fonctionnalité reste disponible dans Flow, mais les utilisateurs ne sont pas automatiquement mis à jour avec le profil correspondant dans Mapal OS.
Gérer les profils de responsable de formation
Si vous avez un responsable qui nécessite un accès différent, vous devrez lier cet enregistrement d'utilisateur à un profil d'utilisateur.
- Accédez à Gestion des utilisateurs > Utilisateurs et sélectionnez l'enregistrement de l'utilisateur concerné.
- Sélectionnez le profil d'utilisateur approprié dans la liste disponible.
Pour plus d'informations sur la gestion des profils d'utilisateur dans Configuration OS, consultez Gérer les profils d'utilisateur dans Mapal OS.
Les utilisateurs de Flow Learning doivent également consulter Définir les autorisations pour les responsables de formation pour obtenir des informations essentielles sur l'activation d'OS pour Flow.
Intitulés de poste et services
Tous les nouveaux intitulés de poste ou départements doivent désormais être créés dans la configuration de Mapal OS. Vous pouvez les ajouter individuellement ou utiliser un processus par lot.
Suivez ces guides pour ajouter de nouveaux intitulés de poste et départements :
Associer des intitulés de poste à des structures de formation
Lorsque de nouveaux intitulés de poste ont été synchronisés avec Flow Learning, vous devrez attribuer la structure de formation pour garantir que vos apprenants reçoivent les ressources appropriées.
- Accédez à Entreprise > Titres de travail.
- Sélectionnez l'apprenant concerné dans la liste pour afficher Modifier l'intitulé de poste.
- Dans le menu déroulant Training structure dropdown, choisissez la meilleure option.
Remarque : Les intitulés de poste et/ou les services doivent correspondre exactement à ce qui est configuré dans votre système RH/Rémunération. Cela inclut les majuscules et les espaces pour garantir une synchronisation précise.
Dépannage avec l'historique des flux
Les journaux de flux dans Mapal OS peuvent aider à identifier les erreurs causées par des problèmes avec les interfaces.
Si vous gérez les utilisateurs via l’API d’intégration, le point de terminaison Créer/Mettre à jour un utilisateur prend désormais en charge l’accès aux Sites et les indicateurs d’accès global, avec un accès défini comme toutes les sites, des sites spécifiques ou des services.
Remarque : Le point de terminaison Obtenir les Sites renvoie tous les statuts du cycle de vie des Sites, et pas seulement Actif et Inactif. Les champs userFeedId et application Capabilities ne sont plus renvoyés dans les réponses de l’API.
- Accédez à Gestion des utilisateurs > Historique des flux.
Remarque : les intitulés de poste et/ou les départements doivent correspondre exactement entre le système RH/Rémunération et Mapal - cela inclut les majuscules et les espaces.
Erreurs courantes dans l'historique des flux
- Employé avec l'identifiant externe {external ID} non traité, l'intitulé de poste avec le nom {Job Title} n'existe pas - cela indique que l'intitulé de poste n'existe pas sur votre plateforme et empêche l'importation réussie. Les intitulés de poste peuvent être gérés via Gestion des entreprises > Intitulés de poste
- Impossible d'ajouter l'utilisateur au département, le département nommé {Department} n'existe pas - cela indique que le département n'existe pas sur votre plateforme et que cette information est manquante dans l'enregistrement importé. Les départements peuvent être gérés via Gestion des entreprises > Départements
- Impossible d'ajouter l'utilisateur au Site, le Site avec l'identifiant de Fil d'actualité {Business Unit Feed ID} n'existe pas - cela indique que l'identifiant du Site est incorrect. Ceux-ci peuvent être gérés via Gestion des entreprises > Sites.
- Employé avec l'identifiant externe {External Identifier} non traité. Un autre employé est déjà attribué au même utilisateur - cela indique qu'un enregistrement employé/utilisateur existant sur le système possède cet identifiant externe. L'identifiant externe peut être mis à jour pour l'enregistrement existant en accédant à Pilotage des employés > Employés et en mettant à jour le champ identifiant externe.
- Erreur de clé en double - apparaît lorsque nous recevons un nouvel enregistrement d'employé avec la même adresse e-mail qu'un enregistrement existant sur la plateforme (actif/lié à un utilisateur).
Enregistrements similaires
Il y a quelques points à garder à l'esprit lors de l'importation d'enregistrements similaires :
- Les identifiants externes doivent être uniques pour chaque employé. Si deux employés sont importés avec le même identifiant externe, vous trouverez un seul enregistrement d'employé configuré sur Mapal - en d'autres termes, le premier enregistrement sera écrasé par le second.
- Un nouvel enregistrement d'employé avec la même adresse e-mail qu'un enregistrement existant sera importé - à condition que l'enregistrement d'utilisateur d'origine ait été préalablement désactivé.
Remarque : Les ID externes sont contrôlés par des systèmes tiers, et la relation exacte entre l'ID et l'employé peut différer selon le système.
Prochaines étapes
Pour en savoir plus sur la façon de tirer le meilleur parti de Mapal OS, consultez nos autres guides sur la Configuration d'OS.
Si vous rencontrez des problèmes, mais qu'aucune erreur n'apparaît dans le fil d'actualité, contactez [email protected].
Notre équipe d'Intégration organisera également des webinaires supplémentaires sur la Configuration OS - réservez votre place dès maintenant pour participer.
