Point de départ : L'Aperçu de la conformité.
- Accédez à Mon Emplacement > Tâches.
Remarques : Si vous gérez plusieurs emplacements dans le même compte, vous devrez d'abord sélectionner un emplacement spécifique dans le menu déroulant des emplacements.
Créer une tâche
- Sélectionnez la zone spécifique où vous souhaitez créer la tâche. Par exemple, « Contrôles d'ouverture de la sécurité alimentaire ».
- Sélectionnez le menu à trois points à l'extrême droite du champ de zone, puis sélectionnez + Créer une tâche locale.
Paramètres
Cette section vous permet de configurer les informations de base de votre tâche, telles que le nom et les traductions.
- Renseignez le nom de la tâche dans le champ Libellé de la tâche.
- Sélectionnez si cette tâche nécessite une pièce jointe ou une photo.
- Définissez si un écart doit être créé si la tâche n'est pas répondue à temps.
Traductions
En haut de la section des paramètres, vous trouverez une liste de plusieurs langues. Sélectionnez la langue ou les langues que vous souhaitez rendre disponibles pour cette tâche.
Une fois sélectionnés, des champs de texte supplémentaires apparaîtront dans chaque section pour chaque langue afin que vous puissiez attribuer les termes équivalents.
Options de réponse
Cette section vous permet d'ajouter et de configurer les réponses liées à la tâche.
- Sélectionnez le type de réponse. Un menu déroulant se déploie avec les options :
- Date : indiquée au format AAAA-MM-JJ
- Texte : réponse sous forme de texte écrit (par exemple, le nom d'un produit)
- Case à cocher/bouton : type de réponse prédéfini pour sélectionner une option (par ex. oui, non, sans objet)
- Nombre : enregistre uniquement les nombres (par ex. poids)
- Intervalle (nombre) : Valeur maximale et minimale, enregistrée comme écart si en dehors de la valeur (par ex. températures)
- Liste déroulante : Déploie une liste déroulante d'options.
- Activez Créer un écart pour activer et configurer un écart pour cette tâche.
Pour en savoir plus sur les écarts, consultez Comprendre les paramètres d'écart dans les formulaires.
- Sélectionnez Add answer option si vous souhaitez en ajouter davantage.
Scheduling
Cette section vous permet d'ajouter des planifications et des fréquences spécifiques pour votre tâche.
- Sélectionnez la case Fréquence. Un menu de différents types de planification se déroule :
- Chaque jour sélectionné
- Chaque semaine
- Toutes les semaines impaires
- Toutes les deux semaines
- Tous les mois
- Trimestriel
- Tous les six mois
- Chaque année
- Une fois
- Une fois avec date d'échéance
- Cochez les jours de la semaine pendant lesquels la tâche doit avoir lieu. Saisissez des dates pour les tâches moins fréquentes.
Les données moins fréquentes (mensuelles, trimestrielles, semestrielles, annuelles) sont basées sur la date, c'est-à-dire qu'elles ne dépendent pas des jours de la semaine, des week-ends et des jours fériés. Exemple. Vous avez une tâche mensuelle à laquelle il faut répondre avant le 28 de chaque mois et vous avez clôturé le 28 décembre.
La tâche apparaîtra comme d'habitude dans le plan quotidien même si vous avez clôturé, avec le risque qu'elle ne soit pas traitée. Il est donc important de rendre la tâche visible et disponible à l'avance. Vous pourrez ainsi effectuer et traiter la tâche avant sa date d'échéance. Consultez l'image ci-dessous pour savoir comment procéder.
Description
Cette section vous permet d'ajouter du texte, des listes, des tableaux et des images à votre tâche.
La zone vous permet d'ajouter plusieurs éléments, tels que :
- Texte enrichi
- Devis
- Liens
- Tables
- Images
- Codes intégrés
Pièces jointes
La section des pièces jointes vous permet de télécharger un ou plusieurs fichiers vers votre tâche. Ces fichiers peuvent être consultés ou téléchargés.
- Sélectionnez Add File pour télécharger un nouveau fichier vers la tâche.
Remarques : Si la tâche comporte plusieurs fichiers joints, vous pouvez utiliser la barre de recherche pour en trouver un.
Enregistrez la tâche
Une fois que vous avez terminé de configurer votre tâche, trouvez la barre jaune en haut de la page et sélectionnez le bouton Create Task .
La tâche sera automatiquement placée en bas de la checklist.
Modifier la tâche
- De retour sur la page des tâches (Mon Emplacement > Tâches), sélectionnez la Zone spécifique où se trouve la tâche que vous souhaitez modifier. Par exemple, « Contrôles d'ouverture de sécurité alimentaire ». La liste des tâches s'affichera.
- Sélectionnez le bouton Modifier à l'extrême droite du champ de tâche.
Une fois la tâche ouverte, vous pourrez modifier les informations dans toutes les sections disponibles. Suivez les mêmes étapes que pour créer une tâche, comme indiqué ci-dessus.
Journal des modifications
La section du journal des modifications vous permet de visualiser les modifications apportées à la tâche.
Ici, vous pourrez voir un résumé des modifications spécifiques apportées à la tâche, qui les a effectuées et quand.
Supprimer des tâches
- De retour sur la page des tâches (Mon Emplacement > Tâches), sélectionnez la zone spécifique où se trouve la tâche que vous souhaitez supprimer. Par exemple, « Contrôles d'ouverture de sécurité alimentaire ». La liste des tâches s'affichera.
- Sélectionnez le menu à trois points à l'extrême droite du champ de tâche, puis sélectionnez Supprimer.
