Pour apprendre à créer une fiche fournisseur étape par étape, consultez Créer une nouvelle fiche fournisseur.
Point de départ : Le menu Easilys
Lors de la création de votre nouvelle fiche fournisseur, vous serez invité à remplir un formulaire fournisseur. Vous y trouverez les groupes de champs suivants utilisés pour configurer le fonctionnement du fournisseur :
GENERAL INFORMATION
- Nom : Nom du fournisseur
- Code interne : Code de référence interne
- Référence client : Référence du site local chez le fournisseur
- N° d'immatriculation de l'entreprise : Numéro SIRET du fournisseur
- Numéro de TVA : Numéro de TVA intracommunautaire
- Estampille sanitaire : Estampille sanitaire du fournisseur
- Période de référence : Période de validité pour la référence fournisseur, avec filtres disponibles
- Numéro de compte comptable : Code utilisé pour l'interface comptable
- Commentaires : Texte libre, non utilisé par l'application
COMMANDES
- Montant minimum de commande : Définit la valeur minimale de la commande
- Interdire les commandes en dessous du montant minimum de commande : Empêche l'envoi de commandes en dessous du seuil
- Frais de livraison : Définissez les frais de livraison
- Annuler les frais de livraison si la commande dépasse le minimum de commande : Si coché, la livraison est gratuite au-dessus de la valeur minimale de commande
- Centre de frais pour les frais d'expédition : Groupe analytique pour l'attribution des frais d'expédition
- Période de commande : Définit le jour de livraison par rapport au jour de commande (jours ouvrables uniquement)
- Date limite de commande : Influence le jour de livraison en fonction de l'heure de la commande
- Autoriser une date de livraison antérieure au délai minimum : Permet de contourner le délai minimum
- Jours d'ouverture : Spécifiez les jours d'opération du fournisseur
- Mode d'envoi :
- Manuellement
- Par e-mail (nécessite une configuration)
- Par fax (nécessite une configuration)
- Par EDI (nécessite une configuration) Seuls les modes sélectionnés sont disponibles au moment de la commande
- Langue du formulaire de commande : Choisissez la langue préférée du fournisseur
- Afficher un lien de confirmation de lecture cliquable dans l'e-mail de commande : Ajoute un lien de confirmation cliquable dans l'e-mail de commande
- Spécifications à imprimer sur les bons de commande : Permet d'ajouter du texte personnalisé sur le bon de commande
- Remarque interne affichée sur l'écran du formulaire de commande : Affiche une remarque lors de la passation de commande
- Type d'achat : Utilisé dans le suivi des frais alimentaires et les filtres de reçus
- Conditions de paiement : Conditions convenues avec le fournisseur, utilisées pour le calcul de la date d'échéance
- Méthode de paiement :
- Par défaut, rempli automatiquement sur les nouvelles commandes/factures
- Historique conservé par transaction
- Les méthodes de fournisseur héritées ne sont pas modifiables
- Des méthodes spéciales peuvent être ajoutées par l'administrateur
- Utiliser les précommandes : Active la fonctionnalité de précommande
- Processus externe utilisé pour valider les commandes : Lance une application tierce lors de la validation (par ex., contrôle budgétaire)
Engagement de commande
- Définir les références d'engagement de marché par fournisseur et par période
- Appliquée automatiquement aux commandes pendant la période
- Ne peut pas être modifié sur la commande
- Les sites enfants héritent des engagements du site parent
- Les fournisseurs de dépôt n'héritent pas des engagements de groupe
- Ajoute un champ de texte libre obligatoire ou facultatif lors du paiement
- S'affiche sur la commande
Activer le workflow de validation des commandes
Détermine si les bons de commande envoyés à ce fournisseur doivent suivre un workflow de validation (par exemple, approbation par un responsable avant l’envoi de la commande).
- Cette option n’est visible que si votre organisation a configuré un workflow de validation des commandes.
- Elle ne peut être modifiée que si le workflow est configuré pour s’appliquer uniquement aux fournisseurs pour lesquels cette option est activée.
- Si elle est activée, les étapes de validation s’appliquent lors de la préparation et de l’envoi des commandes pour ce fournisseur (selon vos règles de workflow et vos autorisations).
Si vous devez configurer les étapes d’approbation, consultez Mettre en place le workflow de validation des commandes par un responsable.
Arrondir la quantité au multiple de commande supérieur pour les produits déconditionnables dans la préparation de commande
Cette option force, pour les produits déconditionnables, l'arrondi au multiple de commande supérieur lorsque l'on utilise le calcul de préparation de commande.
À utiliser lorsque l'on souhaite que, même pour les Produits déconditionnables, l'arrondi au multiple de commande supérieur soit fait dans l'écran Préparation des Commandes.
Cas concret :
Le fournisseur tolère qu'on ne respecte pas le multiple défini (par exemple : commande par cartons de 6), cependant on préfère que le calcul l'applique. Il est ensuite possible de modifier cette valeur pour une quantité qui ne respecte pas ce multiple. Un message non bloquant l'indique alors.
Exemple :
Si le multiple est 6 le calcul proposera une quantité respectant ce multiple, par exemple 12, mais l’utilisateur pourra saisir 7. Il sera juste informé qu'il existe un multiple recommandé.
Cette option n'a pas d'effet sur les produits non déconditionnables : pour ceux ci l'arrondi est toujours fait. si on tente de saisir une valeur ne respectant pas le multiple, un message bloquant indique la modification à réaliser.
LIVRAISONS
- Jours de livraison : Définissez les jours de livraison valides
- Activer par jour de production : Force la planification des livraisons par jour de production
- Délai minimum entre la livraison et la production : Jours ouvrables uniquement
- Délai entre la livraison et la consommation : Non défini
- Le statut d'une réception est « En attente » alors que le bon de livraison EDI n'a pas été reçu : S'applique aux commandes EDI
- Les reçus sont validés automatiquement, quelle que soit la manière dont le bon de commande est envoyé : Déclenche la génération automatique de facture (nécessite une configuration)
- Les reçus et les avoirs sont valorisés sur la base de la mercuriale en vigueur à la date de livraison : Applique le prix de la mercuriale en vigueur à la date de livraison
FACTURES
- Le bon de livraison est également la facture fournisseur : Génère la facture et la comptabilisation lors de la validation de la réception
RÉCLAMATIONS
- Créer automatiquement des Réclamations : Déclenché si la quantité reçue ou le prix diffère de la commande
- Activer le workflow des réclamations : Déclenche le processus de validation si actif
- Validation obligatoire : S'applique aux réclamations marquées « Nécessite une validation (workflow) »
- Envoyer automatiquement par e-mail : Envoie les réclamations au fournisseur dès réception (nécessite une configuration)
- Envoyer automatiquement par fax : Envoie les réclamations par fax dès réception (nécessite une configuration)
CRÉDITS
- Envoyer automatiquement par e-mail : Envoie les demandes de crédit par e-mail dès réception (nécessite une configuration)
- Envoyer automatiquement par fax : Envoie les demandes de crédit par fax dès réception (nécessite une configuration)
COORDONNÉES
- Téléphone/Fax/E-mail :
- Plusieurs entrées avec libellés
- Les cas d'usage incluent : Tous les e-mails, Bons de commande, Demandes de crédit, Réclamations, Appels d'offres
- Plusieurs adresses e-mail séparées par des points-virgules (sans espaces) envoient à tous les destinataires
ADRESSE
- Inclut : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Site web
- Afficher dans l'annuaire des fournisseurs : Si coché, apparaît dans l'écran de liste des fournisseurs
SPÉCIFICITÉS
- Type de fournisseur : Utilisé dans les filtres et l'annuaire des fournisseurs
- Univers : Catégorise les fournisseurs par domaine pour le filtrage
- Famille de produits : Relie les catégories de produits pour le filtrage
- Descriptions : Associe des certifications ou des étiquettes de produits
Une fois la configuration terminée, sélectionnez Enregistrer en bas du formulaire pour valider la création.
Remarques : Seul l'élément Nom est requis pour créer votre fournisseur. Vous pourrez ensuite modifier votre formulaire pour le compléter avec les informations demandées. Cependant, nous vous recommandons de remplir au minimum :
- La référence client
- La méthode d'expédition
- Les jours de livraison
- La période de commande.
