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NECESIDADES EMPRESARIALES
La pantalla "Facturas de proveedores" te permite gestionar toda la facturación, tanto las facturas de compra como los abonos, de tus proveedores. Es posible gestionar la facturación para cada Centro y/o desde un Centro raíz.
INFORMACIÓN GENERAL
Hay 2 tipos de facturas:
- IR (Factura recibida): es la factura "teórica" que el cliente espera de su Proveedor
- FP (Factura de proveedor): esta es la factura real que envía el proveedor
Antes incluso de registrar una Factura de proveedores (SI), es posible registrar una Factura recibida (IR). Esto te permite comparar la IR con la SI para comprobar que los Productos, las cantidades y los importes coinciden con lo esperado. Cuando se valida un albarán, se genera automáticamente una IR.
Hay 2 tipos de Facturas:
- Factura de compra de Proveedor
- Abono de proveedor
Una Factura puede ser:
- Factura detallada por producto, donde el cuerpo de la factura consiste en:
- Una tabla con la lista de los productos facturados (productos, cantidad, precio por Unit, importe)
- Una tabla que muestra los grupos analíticos excluyendo los Productos (por ejemplo, gastos de entrega ... )
- Una tabla con los diferentes tipos de IVA
- Factura analítica no detallada por producto, donde el cuerpo de la factura consiste en:
- Una tabla de grupos analíticos correspondientes a los productos facturados
- Una tabla que muestra los grupos analíticos excluyendo los Productos (por ejemplo, gastos de envío ... )
- Una tabla con los distintos tipos de IVA
Una Factura puede tener diferentes orígenes:
- Receipt: la factura de compra se generó automáticamente al validar el receipt o se creó manualmente
- Transferencia de stock: la Factura de compra se generó automáticamente al validar el Envío de la transferencia de stock o se creó manualmente
- Reclamación: el abono se generó automáticamente al validar el recibo que incluye una reclamación o se creó manualmente
- Otro: la Factura se creó manualmente
Puedes registrar una Factura de distintas maneras:
- por un flujo automático (p. ej., al validar un recibo, se registra automáticamente un IR)
- mediante un intercambio EDI (intercambio electrónico de datos)
- por una interfaz (desarrollo personalizado)
- por un usuario manualmente
Hay varios posibles estados según si se trata de una factura de compra o un abono y si es una IR (Factura recibida) o una Factura de proveedores (SI):
| ESTADOS DE UNA FACTURA RECIBIDA (IR) | FACTURA DE COMPRA | ABONO | Explicaciones |
| Pendiente | X | En espera del convenio del proveedor para confirmar un abono | |
| Por recibir | X | X | En espera de la Factura del Proveedor |
| Rechazado | X | El proveedor ha rechazado el abono | |
| Cancelado | X | X | La Factura por recibir se cancela y se mantiene en el historial |
| ESTADOS DE UNA FACTURA DE PROVEEDOR (SI) | |||
| Por validar | X | X | La factura de proveedor está pendiente de control y orden por pagar |
| En disputa | X | X | La factura de proveedor está sujeta a una disputa en curso con el proveedor |
| Validado (orden por pagar) | X | X | La factura de proveedor ha sido aprobada como orden por pagar |
| Parcialmente liquidado | X | X | La factura de proveedor se ha pagado parcialmente |
| Liquidado | X | X | La factura de proveedor ha sido pagada por completo |
| Cancelado | X | X | La factura de proveedor se cancela y se mantiene en el historial |
El pilotaje de facturas de proveedores se realiza desde dos pantallas principales:
- una pantalla de lista que te permite ver todas las Facturas que tienen Coincidencias con los filtros seleccionados
- una pantalla de consulta de Facturas con dos pestañas:
- Una pestaña de "Información general" que resume la información general de la RI y/o SI
- Una pestaña "Detalles" que muestra todos los detalles de la Factura (Productos, cantidades, importes) a nivel de IR y/o SI
ALCANCE FUNCIONAL
FUNCIÓN DE BÚSQUEDA (pantalla de lista de Facturas)
Puedes realizar búsquedas en:
- el número IR (Factura recibida)
- el número de SI (Factura de proveedor)
CREAR (pantalla de lista de Facturas)
Crear un nuevo IR y/o un nuevo SI se hace desde la pantalla que muestra la lista de Facturas.
Reglas:
- Si la opción "La nota de entrega también constituye la factura de proveedor" está activada para el proveedor, se crean automáticamente un IR y un SI al validar la nota de recepción. Si esta opción no está activada para el proveedor, solo se crea un IR.
- El periodo de pilotaje se determina según la fecha del IR y luego del SI. Al crear el IR o el SI, si el periodo de pilotaje que incluye la fecha de la Factura está cerrado, se selecciona el siguiente periodo abierto.
Combinar IR (pantalla de lista de Facturas)
La fusión consiste en crear un nuevo RI a partir de al menos dos RIs. Luego, los datos de cada RI se usan para crear un nuevo RI.
Caso de uso: como se genera un IR con cada validación de recibo, si el Proveedor envía, por ejemplo, solo una Factura mensual, simplemente fusiona todos los IR de ese Proveedor del mes para obtener un Resumen completo de la Factura esperada. Una vez fusionados, el IR se vincula con el SI para la conciliación.
- Solo puedes combinar IR entre sí (no es posible combinar una IR con una SI)
- Solo las IR del mismo proveedor se pueden combinar
- Si hay varias IR con el mismo producto proveedor, las diferentes líneas de ese producto proveedor se combinan si el producto proveedor es estrictamente idéntico y tiene el mismo precio unitario
Observaciones: en determinadas condiciones, es posible descombinar un IR combinado
SEPARAR IRs (pantalla Factura)
Deshacer la fusión de un IR consiste en recuperar los IR originales que se habían fusionado.
- Solo puedes desunir un IR combinado
- No puedes descombinar un IR vinculado a un SI (primero tienes que desvincular el IR del SI para poder descombinarlo)
VOLVER A VALIDACIÓN (pantalla de Factura)
Para un SI con el estado "Validado", el botón "Volver a validación" te permite cambiar el estado a "Pendiente de validación" para que puedas modificar el contenido del SI.
CONCILIACIÓN / COINCIDENCIAS DE FACTURAS (pantalla de Factura)
En los detalles de la Factura, una columna de conciliación muestra las diferencias de cantidad e importe entre el IR y el SI.
Es posible asignar manualmente cada línea de un IR y/o SI. Las coincidencias te permiten indicar tres posibles estados:
- Sin coincidencias (casilla vacía)
- Cumple (marca verde)
- No conforme (marca roja)
No hay ninguna regla de pilotaje asociada a los diferentes estados de coincidencias. Es simplemente una ayuda visual para facilitar las coincidencias.
ENLACE (pantalla de lista de Facturas)
Vincular facturas consiste en enlazar un IR con un SI para tener toda la información en una sola pantalla y poder comparar (productos, cantidades, precio por Unit) entre lo que se esperaba (mostrado en el IR) y lo que se facturó realmente (mostrado en el SI), para finalmente declarar la Factura como "Validada (Orden por pagar)" o "En disputa".
- Solo puedes vincular un IR a un SI (consulta la acción MERGE IRs si es necesario)
- La IR y la SI deben ser del mismo proveedor para poder vincularse
- La IR debe tener el estado "Por recibir" para poder vincularse a una SI
- El SI debe tener el estado "Por validar" para poder vincularse a un IR
EXPORTAR (pantalla de lista de Facturas)
Exportar facturas te permite generar un archivo .csv que contiene todas las facturas que coinciden con los criterios seleccionados. Después, una aplicación contable puede leer el archivo, por ejemplo, para integrar las facturas.
El archivo .csv tiene la siguiente estructura:
- DIARIO DE COMPRAS:
- "ACHT" para definir que es una factura de compra
- "AF" para definir que es un Abono.
Este código es (por ahora) obligatorio.
- FECHA DE FACTURA: fecha de la factura.
- NÚMERO DE FACTURA: número de factura.
- CUENTA GENERAL: según la naturaleza contable de la línea:
- el código contable general del proveedor debe introducirse antes en la opción "Cuenta general: proveedor" en la Configuración del centro.
- primero debes introducir el código contable de compras en la pantalla de Administrar grupos analíticos. Ten en cuenta que el código contable mostrado depende de la actividad del centro que se haya especificado en la Configuración del centro:
- Si la actividad del Centro es "On-site production", entonces se introduce el código contable "On-site production - Stocked purchases"
- Si la actividad del Centro es "Supply / Trading", se introduce el código contable "Supply/Trading - Merchandise purchases".
- primero debes introducir el código contable del IVA en la ventana de Administrar IVA
- CUENTA AUXILIAR: código contable para cada proveedor introducido en cada registro de proveedor
- SECCIÓN ANALÍTICA: código analítico del Centro introducido en la configuración de cada Centro
- ETIQUETA DE FACTURA: la etiqueta se compone automáticamente del nombre del proveedor seguido del número de la factura.
- DÉBITO: importe(s) de débito de la Factura
- CRÉDITO: importe(s) de crédito de la Factura
- MONEDA: moneda del proveedor (introducida al configurar el entorno)
- MÉTODO DE PAGO: método de pago por Factura
- FECHA DE VENCIMIENTO: fecha de vencimiento de la Factura
DESCARGAR (pantalla de lista de Facturas)
Esta función te permite descargar la lista de Facturas y la información que se muestra en la pantalla.
CONFIGURAR (pantalla de lista de Facturas)
Esta función te permite configurar la visualización de las columnas de la tabla.
REGISTRAR LA FACTURA DE PROVEEDOR (pantalla Invoice)
A partir de un IR registrado, es posible generar un SI idéntico al IR. Después de generarlo, puedes hacer los cambios necesarios en el IR y/o en el SI.
Para generar una SI a partir de una IR, los siguientes campos son obligatorios:
- Número de factura
- Fecha de la factura
GENERAR UN ABONO (pantalla de Factura)
Esta función te permite generar un abono que coincida con la factura de compra.
ELIMINAR UNA FACTURA (pantalla de Factura)
Eliminar un IR o un SI borra el registro de forma permanente de la base de datos. Por lo tanto, no queda ningún rastro de la Factura después de la eliminación.
- Es imposible eliminar una RI combinada
- Eliminar un IR es permanente (no queda ningún rastro de la Factura en la base de datos)
- El SI debe tener el estado "Por validar" para poder eliminarse
- Eliminar un SI es permanente (no queda ningún rastro de la Factura en la base de datos)
Observaciones: Para mantener una factura en el historial, usa la acción de cancelar factura.
CANCELAR UNA FACTURA (pantalla Factura)
Cancelar un IR o un SI te permite mantener la Factura en el historial pero marcarla como cancelada.
- Es posible cancelar una RI
- Es imposible cancelar un IR fusionado (debes desfusionar el IR y luego cancelar cada IR)
- Es imposible cancelar una IR vinculada a una SI (debes desvincular la IR de la SI para poder cancelar la IR)
- Es posible cancelar un SI
- Es imposible anular un SI vinculado a un IR (primero debes desvincular el SI del IR para poder anular el SI).
Observaciones:
- Una vez que se cancela, ya sea para un IR o un SI, no es posible revertir la cancelación.
- Para no conservar la factura en el historial, usa la acción eliminar factura.
FILTROS
PANTALLA DE LISTA DE FACTURAS
Hay muchos filtros disponibles para limitar la lista de Facturas según los filtros seleccionados.
INFORMES
PANTALLA DE LISTA DE FACTURAS
- Libro diario de compras
- Diario de compras por grupo analítico desde facturas
- Diario de compras recibido por el Centro
- Diario de consumo por grupo analítico
- Lista de facturas
- Extracto de Facturas
Según el informe, se ofrecen filtros para refinar el resultado deseado.
