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Para ver paso a paso cómo crear un nuevo registro de Proveedor, consulta Crear un nuevo registro de Proveedor.
Empieza desde: el menú principal de Easilys.
Durante la creación de tu nuevo registro de proveedor, se te pedirá que rellenes un formulario de proveedor. Aquí encontrarás los siguientes grupos de campos que se usan para configurar cómo operará el proveedor:
INFORMACIÓN GENERAL
- Nombre: Nombre del proveedor
- Código interno: Código de referencia interna
- Referencia del cliente: Referencia del centro en el proveedor
- N.º de registro de la Empresa: Número SIRET del proveedor
- Número de IVA: Número de IVA intracomunitario
- Sello sanitario: Sello sanitario del proveedor
- Período de referencia: Período de validez para la referencia de Proveedores, con filtros disponibles
- Número de cuenta contable: Código usado para la interfaz contable
- Comentarios: Texto libre, no utilizado por la aplicación
PEDIDOS
- Importe mínimo de Pedido: Define el valor mínimo del pedido
- Prohibir pedidos por debajo del importe mínimo de pedido: Evita enviar pedidos por debajo de los umbrales
- Gastos de envío: Configura los gastos de entrega
- Cancelar gastos de envío si el Pedido supera el pedido mínimo: Si está marcado, el envío es gratis por encima del valor mínimo de Pedido
- Centro de gasto para gastos de envío: Grupo analítico para la asignación de gastos de envío
- Periodo de pedido: Define el día de entrega en relación con el día del pedido (solo días laborables)
- Fecha límite del Pedido: Influye en el día de entrega según la hora del Pedido
- Autorizar una fecha de entrega anterior al tiempo mínimo: Permite anular el tiempo mínimo de anticipación
- Días de apertura: Especifica los días de Operaciones del proveedor
- Modo de envío:
- Manual
- Por correo electrónico (requiere configuración)
- Por fax (requiere configuración)
- Por EDI (requiere configuración)
Solo algunos modos seleccionados están disponibles en el momento de hacer el Pedido
- Idioma del formulario de Pedido: Selecciona el idioma preferido del proveedor
- Mostrar un enlace clicable de confirmación de lectura en el correo del Pedido: Añade un enlace clicable de confirmación en el correo del Pedido
- Especificaciones que se imprimirán en los pedidos de compra: Permite añadir texto personalizado en el pedido de compra
- Observación interna que se muestra en la pantalla del formulario de pedido: Muestra una observación durante la realización del pedido
- Tipo de compra: Se usa en el seguimiento de gasto de comida y en los filtros de recibos
- Condiciones de pago: Condiciones acordadas con el proveedor, usadas para calcular la fecha de vencimiento
- Método de pago:
- El valor predeterminado se completa automáticamente en nuevos pedidos/facturas
- Historial conservado por transacción
- Los métodos de proveedor heredados no son editables
- Los administradores pueden añadir métodos especiales
- Usar pedidos anticipados: Activa la función de pedidos anticipados
- Proceso externo usado para validar Pedidos: Lanza una aplicación de terceros al validar (por ejemplo, control de Presupuestos)
Compromiso de pedido
- Define referencias de compromiso de mercado por proveedor y periodo
- Se aplica automáticamente a los pedidos dentro del período
- No se puede editar en el pedido
- Los centros hijo heredan los compromisos del centro padre
- Los proveedores de depósitos no heredan compromisos de grupo
- Añade un campo de texto libre obligatorio u opcional en el checkout
- Se muestra en el pedido
Activar el flujo de validación de pedidos
Determina si los pedidos enviados a este proveedor deben seguir un flujo de validación (por ejemplo, aprobación por parte de un responsable antes de enviar el pedido).
- Esta opción solo es visible si tu organización tiene configurado un flujo de validación de pedidos.
- Solo se puede modificar si el flujo está configurado para aplicarse únicamente a los proveedores que tengan esta opción activada.
- Si está activada, se aplicarán los pasos de validación al preparar y enviar pedidos para este proveedor (según las reglas del flujo y los permisos del usuario).
Si necesitas configurar los pasos de aprobación, consulta Establecer un proceso para validar pedidos por un responsable.
Redondear la cantidad al múltiplo de pedido más próximo para los productos no envasables en la preparación de pedidos
Esta opción fuerza, para los productos fraccionables, el redondeo al múltiplo de pedido superior al utilizar el cálculo de preparación de pedidos.
Debe utilizarse cuando se desea que, incluso para los productos fraccionables, el redondeo al múltiplo de pedido superior se aplique en la pantalla de Preparación de pedidos.
Caso práctico:
El proveedor permite no respetar estrictamente el múltiplo definido (por ejemplo, pedidos en cajas de 6), pero se prefiere que el cálculo lo aplique por defecto. Posteriormente, es posible modificar la cantidad a un valor que no respete el múltiplo. En ese caso, se muestra un mensaje no bloqueante.
Ejemplo:
Si el múltiplo es 6, el cálculo propondrá una cantidad que respete ese múltiplo, como 12. Sin embargo, el usuario podrá introducir 7. Solo se le informará de que existe un múltiplo recomendado.
Esta opción no tiene efecto en los productos no fraccionables. Para estos productos, el redondeo siempre se aplica. Si se intenta introducir una cantidad que no respeta el múltiplo, un mensaje bloqueante indicará la corrección necesaria.
ENTREGAS
- Días de entrega: Define días de entrega válidos
- Activar por día de Producción: Obliga la Programación de entregas por día de Producción
- Tiempo mínimo entre entrega y Producción: Solo días laborables
- Tiempo entre la entrega y el consumo: No definido
- El estado de una recepción es "Pendiente" cuando no se ha recibido la nota de entrega EDI: Se aplica a pedidos EDI
- Los recibos se validan automáticamente, sin importar cómo se envía el pedido de compra: Activa la generación automática de Facturas (requiere configuración)
- Los recibos y los abonos se valoran según la lista de precios vigente en la fecha de entrega: Aplica el precio actual de la lista de precios en la fecha de entrega
FACTURAS
- La nota de entrega también es la Factura del Proveedor: Genera la Factura y la devengación al validar la recepción
RECLAMACIONES
- Crear Reclamaciones automáticamente: Se activa si la cantidad recibida o el precio difieren del Pedido
- Activa el flujo de trabajo de Reclamaciones: Activa el proceso de validación si está habilitado
- Validación obligatoria: Se aplica a las Reclamaciones marcadas como “Requiere validación (flujo de trabajo)”
- Enviar automáticamente por correo electrónico: Envía las Reclamaciones al Proveedor al recibirlas (requiere configuración)
- Enviar automáticamente por fax: Envía reclamaciones por fax al recibirlas (requiere configuración)
CRÉDITOS
- Enviar automáticamente por correo electrónico: Envía solicitudes de crédito por correo electrónico al recibirlas (requiere configuración)
- Enviar automáticamente por fax: Envía solicitudes de crédito por fax al recibirlas (requiere configuración)
INFORMACIÓN DE CONTACTO
- Teléfono/Fax/Correo electrónico:
- Entradas múltiples con etiquetas
- Los casos de uso incluyen: todos los correos electrónicos, pedidos de compra, solicitudes de abono, reclamaciones, licitaciones
- Varios correos electrónicos separados por punto y coma (sin espacios) se envían a todos los destinatarios
DIRECCIÓN
- Incluye: Dirección, código postal, ciudad, país, sitio web
- Mostrar en Directorio de proveedores: Si lo seleccionas, aparece en la pantalla de lista de proveedores
ESPECIFICACIONES
- Tipo de proveedor: Se usa en filtros y en el Directorio de proveedores
- Universos: Clasifica proveedores por ámbito para filtrarlos
- Familia de Productos: Vincula categorías de Productos para filtrarlas
- Descripciones: Asocia certificaciones o etiquetas de Productos
Cuando completes la Configuración, selecciona Guardar en la parte inferior del formulario para validar la creación.
Notas: Solo el elementoNombre es obligatorio para crear tu proveedor. Luego podrás editar tu formulario para completarlo con la información solicitada. Sin embargo, te recomendamos que al menos completes lo siguiente:
- La referencia del cliente
- El método de envío
- Los días de entrega
- El periodo del pedido.
