Remarque : Pour télécharger des formations historiques, le responsable de formation doit disposer de l'autorisation Peut télécharger des formations historiques ?. Pour plus d'informations sur l'attribution de cette autorisation, consultez Définir les autorisations des responsables de formation.
Point de départ : le tableau de bord Flow Learning.
- Sélectionnez Apprentissage et Développement > Ajustes de A&D dans le menu principal.
- Faites défiler jusqu'à Formation Externe Téléchargement historique et sélectionnez Voir.
Préparer le fichier CSV pour le téléchargement
Le fichier CSV que vous allez télécharger contient un lot de dossiers de formations précédemment complétées, qui peuvent provenir d'un autre prestataire de formation, d'un système existant ou d'un export depuis une plateforme précédente. Avant de tenter le téléchargement, assurez-vous d'avoir ces données prêtes. Vous devrez peut-être demander un export à votre prestataire précédent ou générer un rapport depuis un autre système.
- Sous Télécharger un modèle existant, sélectionnez Télécharger pour obtenir le modèle CSV.
Remarque : Les dates de votre fichier CSV doivent être au format AAAA/MM/JJ. Si les dates ne correspondent pas à ce format, des informations incorrectes pourraient être appliquées aux dossiers des stagiaires. Contactez votre Customer Success Manager si vous avez besoin d'aide pour compléter le modèle CSV.
Configurer et télécharger
- Sélectionnez Choisir un fichier pour localiser votre fichier CSV complété.
- Configurez les options disponibles avant le téléchargement :
- Associer les stagiaires par email : utilise les adresses e-mail des stagiaires pour les identifier dans le système. Utilisez cette option si vous n'avez pas d'identifiants externes définis pour tous vos stagiaires. Toutes les adresses e-mail doivent être uniques.
- Supprimer les formations terminée : supprime toutes les formations externes complétées existantes des stagiaires avant l'attribution de la formation historique.
Remarque : Si cette option n'est pas activée et qu'un apprenant a déjà une version incomplète de la même formation externe sur son profil, il se retrouvera avec deux versions : une complétée et une incomplète. Par exemple, si une formation Sécurité incendie était en attente sur le profil d'un apprenant et qu'un téléchargement historique a été effectué pour la même formation avec cette option désactivée, les deux versions apparaîtront sur son profil.
- Test le téléchargement : teste la validité des données du fichier CSV sans importer aucune donnée. Effectuez toujours un test de téléchargement en premier pour détecter les erreurs avant de procéder à l'importation.
- Sélectionnez Importer.
Si le test de téléchargement est réussi, vous recevrez une notification de confirmation. S'il échoue, supprimez le fichier téléchargé, corrigez les erreurs, retéléchargez le fichier corrigé et relancez le test.
Une fois le test réussi, décochez Test de téléchargement et sélectionnez à nouveau Télécharger pour finaliser l'importation.
Vos données de formation historiques seront téléchargées et disponibles dans le système.
