Point de départ : Le module Workforce.
- Depuis le menu principal, accédez à Configuration > Horaires d'Ouverture.
À l'accès, les compteurs indiqués en haut à droite affichent :
- Nombre de centres avec des horaires configurés.
- Nombre d'horaires créés.
- Nombre de centres sans horaires configurés : cet indicateur est clé pour accélérer la gestion en cas de nouveaux centres créés.
Créer un nouvel horaire
- Sélectionnez le bouton Nouveau +.
Une nouvelle fenêtre de configuration s'ouvrira :
- Sites : sélectionnez le site où l'horaire sera appliqué. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.
- Description : saisissez le nom de l'horaire.
- Indiquez le Statut, s'il est actif ou non.
- Dans Demi Repos, précisez jusqu'à quelle heure ou à partir de quelle heure une demi-journée est considérée comme libre (matin ou après-midi).
- Horaire de Nuit : définissez une période de Planning de nuit valable et commune pour tous les jours de la semaine. Ces données indiquent les heures d'une journée classées comme nocturnes. Il est possible d'ajouter plusieurs périodes de nuit.
- Indiquez les Temps Calculables pour chaque jour de la semaine. Ces données indiquent la période de la journée pendant laquelle les heures de travail de l'Employé seront comptabilisées.
Remarque : En dehors de la période de Temps Comptable, les heures travaillées par l'Employé ne seront pas prises en compte à des fins de comptabilisation.
- Dans Horaire d'Ouverture au Public, précisez l'horaire pendant lequel le centre sera accessible au client.
- Horaire de Préparation : vous pouvez définir une période de préparation pour chaque jour de la semaine. Cette période n'a pas à coïncider avec l'horaire d'ouverture au public, mais doit se situer dans le temps comptable défini.
- Définissez l'horaire pour chaque jour ou sélectionnez Copier sur tous les autres jours pour appliquer l'horaire d'un jour à toute la semaine.
Remarque : Si la période de préparation coïncide avec l'ouverture au public, le temps consacré ne sera pas pris en compte pour estimer le nombre optimal de travailleurs par demi-heure calculé par le système. Ce temps de préparation est lié à la productivité du centre, car il s'agit du temps investi dans la préparation du produit ou du service offert.
- Une fois toutes les données complétées, sélectionnez Accepter pour enregistrer le nouvel horaire ou Annuler pour l'abandonner.
Une fois les horaires créés, il faut les attribuer à un centre. Les managers peuvent décider d'attribuer les mêmes horaires toute l'année ou d'établir des horaires spécifiques pour certaines saisons, comme des horaires d'hiver et d'été.
Pour savoir comment attribuer correctement les horaires, consultez Attribuer les horaires d'ouverture par date.
