Point de départ : Le tableau de bord Flow Learning.
Comment fonctionnent les règles de remise à niveau
Les règles de remise à niveau sont déclenchées par les éléments complétés dans le profil d’un apprenant. Lorsqu’un apprenant termine la formation concernée, Flow attend le nombre de jours configuré, puis attribue le module de remise à niveau. Pour que l’attribution se fasse automatiquement, le module de remise à niveau doit être inclus dans la Structure de formation de l’apprenant.
Lorsqu’une formation externe (formation historique) est complétée et qu’une règle de remise à niveau est définie, le système attribue automatiquement la formation de remise à niveau choisie après le nombre de jours défini. Cette remise à niveau peut être un module, un cahier d’exercices ou une autre formation externe, selon la configuration de la règle. Lorsqu’une formation externe est incluse dans une Collection et soumise à une règle de remise à niveau, elle est également renouvelée automatiquement selon cette règle, de la même manière que les autres éléments de formation.
Les cahiers d’exercices suivent la même logique. Lorsqu’un cahier d’exercices est inclus dans une Structure de formation et soumis à une règle de remise à niveau, il est attribué automatiquement selon le calendrier de remise à niveau. Vous pouvez également utiliser différents types de formation pour déclencher la remise à niveau d’un cahier d’exercices : un cahier d’exercices peut être renouvelé lorsque l’apprenant termine un module, une formation externe ou un autre cahier d’exercices. Cela vous offre une grande flexibilité pour concevoir des activités de suivi et des parcours de remise à niveau mixtes, combinant des formations à l’écran et des tâches basées sur des cahiers d’exercices.
Consulter les règles de remise à niveau dans la grille
L’écran Ajouter / modifier des règles de remise à niveau affiche une ligne par règle, avec les informations clés dans chaque colonne. Cela vous permet de visualiser rapidement la portée de chaque règle de remise à niveau sans avoir à l’ouvrir individuellement :
- Type complété et Formation complétée indiquent quel élément déclenche la remise à niveau.
- Type de remise à niveau et Formation de remise à niveau indiquent ce qui sera attribué.
- Attribuer après (jours) et Jours d’échéance indiquent le calendrier d’attribution.
- Automatisation indique si la règle est Manuelle ou Automatisée.
- La colonne Département indique où chaque règle s’applique (par exemple « Tous » ou un département spécifique).
Pour attribuer des règles de rafraîchissement
- Accédez à : Apprentissage et Développement > Paramètres A&D > Ajouter/modifier les règles de rafraîchissement.
- Sélectionnez l'icône +. Une nouvelle fenêtre contextuelle s'ouvrira.
- Veuillez remplir les champs suivants :
- Choisissez la formation à rafraîchir dans le menu déroulant Type terminé.
- Choisissez la formation qui a été complétée et doit être rafraîchie dans le menu déroulant Completed Training .
- Choisissez la formation à attribuer dans le menu déroulant Type de rafraîchissement.
- Dans la section Notification days, saisissez le nombre de jours après la date d'achèvement auquel la formation de rafraîchissement doit être émise
- Dans la section Due days, saisissez le nombre de jours après l'attribution au terme duquel la formation de rafraîchissement sera due.
- Activez le bouton bascule Automatisé si vous souhaitez que la formation soit automatiquement attribuée et émise. Si une règle automatisée est ajoutée, l'élément de formation (module rafraîchir) doit être inclus dans la structure de formation pour cet employé. Sinon, vous devrez attribuer manuellement la formation.
Exemple : Si un apprenant a terminé un module de formation externe « A » et qu'une règle de rafraîchissement est définie pour le module « B », le système attribuera automatiquement le module « B » (s'il se trouve dans la Structure de formation de l'apprenant).
Remarque : Assurez-vous que le module de recyclage est présent dans la Structure de formation, car cela est nécessaire pour que le recyclage soit émis automatiquement. Il n'existe aucun mécanisme pour contourner les règles automatiques en ajoutant un mappage d'enregistrement de formation.
Si le Module A se recycle avec le Module B, après complétion le système reviendra au Module A à moins que le Module B ait sa propre règle de recyclage. Par exemple, si H&S 1 se recycle avec H&S 1, le cycle continue comme prévu. Cependant, si H&S 1 se recycle avec H&S 2, alors H&S 2 a besoin de sa propre règle de recyclage pour continuer la séquence ; sinon les apprenants se verront à nouveau attribuer H&S 1.
Vous pouvez également rafraîchir la formation manuellement. Pour en savoir plus, consultez Émettre manuellement une formation de remise à niveau.
Remplacer les règles de remise à niveau automatisées
- Les formations de remise à niveau automatisées peuvent être attribuées même si l’élément de remise à niveau n’existe pas dans la Structure de formation de l’apprenant.
- Cette fonctionnalité est contrôlée par un paramètre au niveau de l’entreprise, qui s’applique à toutes les règles de remise à niveau automatisées une fois activé.
- Pour activer cette option pour votre organisation, contactez votre Customer Success Manager Mapal.
Note : Il n’existe aucun mécanisme permettant de remplacer les règles de remise à niveau en ajoutant un mappage d’enregistrement de formation.
Exporter les règles de remise à niveau
- Sélectionnez Exporter en haut à droite de l’écran.
- Dans Résultats de l’export, sélectionnez Exporter les règles de remise à niveau.
Un fichier .csv correspondant au contenu affiché dans la grille est téléchargé sur votre appareil.
