Point de départ : le module Workforce.
Remarque : Pour créer des modèles, votre rôle doit disposer des autorisations Accès Modèles et Créer/Modifier/Supprimer Modèles. Un administrateur attribue ces autorisations dans Configuration > Rôles. Pour en savoir plus, consultez Autorisations et actions : Modèles de document.
Conditions requises pour le modèle
Chaque modèle doit respecter ces conditions :
- Format : document Word (.docx).
- Variables : au moins une, et toutes doivent être des variables reconnues par Workforce. Consultez Utiliser des variables dans les documents des employés.
- Taille : 20 Mo maximum par fichier.
- Quantité : 10 modèles maximum à la fois.
- Espace : il doit rester de l'espace libre dans le module Documentation. Pour le vérifier, consultez Gérer l'espace dans le module Documentation.
Créer le modèle
- Sélectionnez Documentation dans le menu principal.
- Sélectionnez l'onglet Modèles.
- Sélectionnez le bouton +. La fenêtre Nouveau modèle s'ouvre.
- Sélectionnez Cliquez ici pour importer ou faites glisser un ou plusieurs fichiers Word. Chaque fichier s'affiche dans Documents ajoutés avec ses Variables détectées.
Remarque : Si un fichier ne contient aucune variable ou contient une variable que Workforce ne reconnaît pas, le fichier n'est pas ajouté et un message indique les variables non reconnues. Remplacez-les par des variables disponibles et importez à nouveau le fichier.
- Pour chaque fichier, renseignez ces champs :
- Nom du modèle.
- Étiquettes (facultatif). Pour configurer les étiquettes, consultez Gérer les étiquettes (tags) dans la documentation des employés.
- Nom du fichier généré. Pour ajouter une variable, sélectionnez + Insérer une variable puis Nom, Noms de famille ou Deuxième prénom.
- Pour retirer un fichier avant d'enregistrer, sélectionnez l'icône de corbeille.
- Sélectionnez Accepter.
Les nouveaux modèles sont enregistrés avec le statut Actif et peuvent être attribués immédiatement.
Le nom du fichier généré
Le nom du fichier généré définit le nom du fichier de chaque employé lorsque vous attribuez le modèle. Vous pouvez combiner du texte et des variables :
- Seules les variables de nom sont autorisées : {{employee_name}}, {{employee_surname}} et {{employee_second_surname}}.
- Le nom peut comporter jusqu'à 255 caractères.
- N'ajoutez pas l'extension du fichier. Workforce l'ajoute automatiquement.
Par exemple, avec le modèle de nom {{employee_surname}} {{employee_name}}, le fichier d'Ana García s'appelle « García Ana ».
Remarque : Si vous utilisez une variable non autorisée, le message Le format de la valeur n'est pas correct s'affiche et vous ne pouvez pas enregistrer le modèle.
Pour attribuer le modèle aux employés, consultez Télécharger et attribuer un document.
